Rozdíl mezi náklady a výdaji spočívá v tom, že náklady identifikují výdaj, zatímco náklady se vztahují ke spotřebě získané položky. Tyto pojmy jsou často prolínány, což ztěžuje pochopení rozdílu pro ty lidi, kteří se stávají účetními. Tyto koncepty jsou rozvedeny níže.
Náklady nejvíce odpovídá termínu výdaje, to znamená, že jste vynaložili prostředky na to, abyste něco získali, přenesli na místo a nastavili. To však neznamená, že získaná položka ještě byla spotřebována. Položka, pro kterou jste vynaložili prostředky, by tedy měla být klasifikována jako aktivum, dokud nebude spotřebována. Příklady klasifikace aktiv, do kterých se nakupované položky zaznamenávají, jsou náklady příštích období, zásoby a dlouhodobý majetek.
Například cena automobilu může být 40 000 $ (protože jste za něj zaplatili) a cena produktu, který jste postavili, je 25 $ (protože to je součet celkových výdajů, které jste vynaložili na jeho výrobu). Cena automobilu pravděpodobně zahrnuje daň z obratu a poplatek za dodání, zatímco cena produktu pravděpodobně zahrnuje náklady na materiál, práci a výrobní režii. V obou případech jste vynaložili prostředky na pořízení automobilu a produktu, ale žádný z nich jste dosud nespotřebovali. Proto je první výdaj klasifikován jako dlouhodobý majetek, zatímco druhý je klasifikován jako inventář. Podobně se záloha vyplacená zaměstnanci klasifikuje jako předplacený náklad.
Výdaje jsou náklady, jejichž užitečnost byla vyčerpána; bylo spotřebováno. Například zakoupený automobil ve výši 40 000 USD bude nakonec účtován do nákladů prostřednictvím amortizace po dobu několika let a produkt ve výši 25 USD bude účtován do nákladů na prodané zboží, až bude nakonec prodán. V prvním případě se převodu z aktiva na výdaj dosáhne debetem na účet odpisových nákladů a kreditem na účet akumulovaných odpisů (což je protiúčet, který snižuje dlouhodobý majetek). V druhém případě se převodu z aktiva na výdaj dosáhne debetem k nákladům na prodané zboží a připsáním na účet zásob. V obou případech jsme tedy převedli náklady, se kterými se zacházelo jako s aktivem, na náklady, protože podkladové aktivum bylo spotřebováno. Automobilové aktivum se spotřebovává postupně, proto používáme odpisy, abychom jej nakonec převedli na výdaje. Položka inventáře je spotřebována během jedné prodejní transakce, takže ji převedeme na náklady, jakmile dojde k prodeji.
Dalším způsobem, jak uvažovat o výdaji, jsou veškeré výdaje vynaložené na generování výnosů na základě principu párování, což bylo patrné zejména v posledním případě, kdy došlo k převodu zásob na náklad, jakmile došlo k prodeji. Podle principu párování rozeznáváte příjmové i výdajové aspekty transakce současně, takže čistý zisk nebo ztráta spojená s transakcí je okamžitě patrná. Náklady se tedy převádějí na náklady, jakmile je uznán jakýkoli související výnos.
Klíčovým důvodem, proč se v praxi s nákladem často zachází přesně jako s výdajem, je to, že většina výdajů je spotřebována najednou, takže se okamžitě převádějí z nákladů na náklady. Tato situace nastává u veškerých výdajů souvisejících s konkrétním obdobím, jako je měsíční vyúčtování za služby, administrativní platy, nájemné, kancelářské potřeby atd.
Bohužel náklady a výdaje mají tendenci být zaměnitelně používány i v rámci účetní terminologie. Hlavní glosář kodifikace účetních standardů, který udržuje Rada pro finanční účetní standardy, nedefinuje žádný termín; následně jsou definice uvedené výše odvozeny od běžného používání.
