Chcete-li sladit zásoby, porovnejte počty zásob v záznamech společnosti se skutečnými částkami v regálech skladů, zjistěte, proč existují rozdíly mezi těmito dvěma částkami, a upravte záznamy tak, aby odrážely tuto analýzu. Sladění zásob je důležitou součástí počítání cyklů, protože zaměstnanci skladu jej používají k neustálé aktualizaci přesnosti svých inventárních záznamů. Přesnost záznamu inventáře je nutná, aby bylo zajištěno, že náhradní položky budou objednány včas, že bude řádně oceněna zásoba a že budou v případě potřeby k dispozici díly k prodeji nebo výrobě. Rovněž je třeba provést odsouhlasení zásob, aby bylo zajištěno, že skutečné a zaznamenané částky zásob budou na konci roku stejné, takže při auditu zásob nedojde k žádným problémům.
Odsouhlasení zásob není tak jednoduché jako úprava zůstatku knihy tak, aby odpovídala fyzickému počtu. Mohou existovat další důvody, proč existuje rozdíl mezi těmito dvěma čísly, který nelze pomocí takové úpravy opravit. Zejména byste měli zvážit provedení některého nebo všech těchto kroků:
Přepočítejte inventář. Někdo mohl inventář spočítat nesprávně. Pokud ano, nechte to znovu spočítat jinou osobou (protože první počítadlo by mohlo podruhé udělat stejnou chybu v počítání). Dále, pokud se zdá, že fyzický počet je výrazně nižší než zůstatek knihy, je možné, že na druhém místě je více inventáře - takže se podívejte po jeho druhé mezipaměti. Přeúčtování je nejpravděpodobnějším důvodem odchylky, proto nejprve zvažte tento krok.
Porovnejte měrné jednotky. Jsou měrné jednotky použité pro sčítání a zůstatek knihy stejné? Jeden může být v jednotlivých jednotkách (označovaných jako „eaches“), zatímco druhý může být v desítkách, krabicích, librách nebo kilogramech. Pokud jste již provedli přepočítání a stále existuje rozdíl, který je řádově od sebe, je pravděpodobné, že problémem jsou měrné jednotky.
Ověřte číslo dílu. Je možné, že nesprávně čtete číslo dílu položky na poličce nebo hádáte o jeho identifikaci, protože vůbec neexistuje číslo dílu. Pokud ano, získejte druhý názor od zkušeného pracovníka skladu nebo porovnejte položku s popisy v kmenových záznamech položky. Další možností je hledat nějakou jinou položku, u které existuje odchylka počtu jednotek v opačném směru - to by mohlo být číslo dílu, které hledáte.
Hledejte chybějící papíry. Toto je velký zdroj problémů s odsouhlasením inventáře. Počet jednotek v záznamech inventáře může být nesprávný, protože došlo k transakci, ale nikdo ji dosud nezaznamenal. Jedná se o obrovský problém pro čítače cyklů, kteří možná budou muset vykořenit nezadané papírování tohoto druhu, než se budou cítit pohodlně při provádění úprav v inventárních záznamech. Dalšími příklady tohoto problému jsou účtenky, které ještě nebyly zadány (záznam o zásobách je příliš nízký), nebo emise ze skladu do oblasti výroby, které nebyly zadány (záznam o zásobách je příliš vysoký).
Prozkoumejte šrot. Odpad může vzniknout kdekoli ve společnosti (zejména ve výrobě) a zaměstnanci mohou snadno přehlédnout jeho řádné zaznamenávání do záznamů o zásobách. Pokud uvidíte skromnou odchylku, kdy jsou záznamy inventáře vždy jen o malé množství vyšší než fyzický počet, je to pravděpodobná příčina.
Prozkoumejte možné vlastnictví zákazníka. Pokud v účetních záznamech nemáte vůbec žádný záznam o skladové položce, může to mít dobrý důvod, a to, že ji společnost nevlastní - má zákazník. To je obzvláště běžné, když společnost předělává nebo vylepšuje produkty pro své zákazníky.
Prozkoumejte možné vlastnictví dodavatele. V návaznosti na poslední položku je také možné, že máte na skladě položky, které jsou na zásilce od dodavatele, a které jsou tedy ve vlastnictví dodavatele. To je nejběžnější v maloobchodním prostředí a nepravděpodobné nikde jinde.
Prozkoumejte záznamy zpětného proplachu. Pokud vaše společnost používá zpětné proplachy ke změně záznamů o zásobách (kde uvolňujete zásoby na základě počtu vyrobených hotových výrobků), pak by měl být soupis materiálu a čísla výroby hotových výrobků lepší ve výborném stavu, jinak bude proces usmíření bolestivý . Zpětné proplachování se nedoporučuje, pokud vaše výrobní záznamy nejsou vynikající.
Přijměte odchylku. Pokud všechny formy vyšetřování selžou, pak vám opravdu nezbývá než změnit záznam inventáře tak, aby odpovídal fyzickému počtu. Je možné, že nakonec bude nalezena nějaká další chyba, která vysvětlí nesrovnalost, ale zatím nemůžete zanechat odchylku; v případě pochybností je fyzický počet správný.
Související kurzy
Jak auditovat inventář
Řízení zásob
