Přijímací zpráva se používá k dokumentaci obsahu dodávky do firmy. Formulář vyplňují přijímající pracovníci podniku, který přijímá dodávané zboží. Následující informace jsou obvykle obsaženy v přijímajícím přehledu:
- Datum a čas přijetí zásilky
- Název přepravní společnosti, která zboží dodala
- Název každé přijaté položky
- Množství každé přijaté položky
- Číslo autorizující nákupní objednávky, pokud je uvedeno v dodací dokumentaci nebo krabici
- Stav obdržených položek. Může se jednat o záporný záznam, kde je zaznamenáno pouze poškozené zboží.
Přijímací zprávu lze použít několika způsoby, včetně následujících:
- Vrací se. Pokud má být určité zboží vráceno, doklad o přijetí doloží důvod vrácení, například poškozené zboží.
- Závazky. Přijímací zprávu lze použít jako důkaz o přijetí v procesu třícestného párování. Tento přístup se běžněji používá pro nákupy za větší dolar.
- Časové rozlišení. Pracovníci účetnictví mohou použít přijímající výkazy, které byly dokončeny ke konci měsíce, k nahromadění výdajů za dodavatelské faktury, které ještě nedorazily.
Hlavní kopie každé zprávy o přijetí je uložena v přijímajícím oddělení. Kopie se zasílají jiným oddělením, jak to vyžadují postupy společnosti, například kopie zaslaná pracovníkům závazků k dokumentaci přijatého zboží.
Z hlediska řízení může být užitečné jednoznačně očíslovat každou přijímající zprávu. Pořadí čísel lze poté prozkoumat, aby se zjistilo, zda chybí nějaké zprávy o příjmu.
