Finance

Příjem zprávy

Přijímací zpráva se používá k dokumentaci obsahu dodávky do firmy. Formulář vyplňují přijímající pracovníci podniku, který přijímá dodávané zboží. Následující informace jsou obvykle obsaženy v přijímajícím přehledu:

  • Datum a čas přijetí zásilky
  • Název přepravní společnosti, která zboží dodala
  • Název každé přijaté položky
  • Množství každé přijaté položky
  • Číslo autorizující nákupní objednávky, pokud je uvedeno v dodací dokumentaci nebo krabici
  • Stav obdržených položek. Může se jednat o záporný záznam, kde je zaznamenáno pouze poškozené zboží.

Přijímací zprávu lze použít několika způsoby, včetně následujících:

  • Vrací se. Pokud má být určité zboží vráceno, doklad o přijetí doloží důvod vrácení, například poškozené zboží.
  • Závazky. Přijímací zprávu lze použít jako důkaz o přijetí v procesu třícestného párování. Tento přístup se běžněji používá pro nákupy za větší dolar.
  • Časové rozlišení. Pracovníci účetnictví mohou použít přijímající výkazy, které byly dokončeny ke konci měsíce, k nahromadění výdajů za dodavatelské faktury, které ještě nedorazily.

Hlavní kopie každé zprávy o přijetí je uložena v přijímajícím oddělení. Kopie se zasílají jiným oddělením, jak to vyžadují postupy společnosti, například kopie zaslaná pracovníkům závazků k dokumentaci přijatého zboží.

Z hlediska řízení může být užitečné jednoznačně očíslovat každou přijímající zprávu. Pořadí čísel lze poté prozkoumat, aby se zjistilo, zda chybí nějaké zprávy o příjmu.