Když dojde k účetní transakci, lze ji zaznamenat do účetních knih organizace mnoha způsoby. Následující odrážky upozorňují na nejběžnější dostupné metody:
Účetní zápisy. Nejzákladnější metodou používanou k záznamu transakce je zápis do deníku, kde účetní ručně zadává čísla účtů a debety a kredity pro každou jednotlivou transakci. Tento přístup je časově náročný a podléhá chybám, a proto je obvykle vyhrazen pro úpravy a speciální položky. V následujících odrážkách si povšimneme více automatizovaných přístupů používaných v účetním softwaru k zaznamenávání běžnějších účetních transakcí.
Příjem dodavatelských faktur. Když je přijata dodavatelská faktura, účetní ji přihlásí do modulu závazků v účetním softwaru. Modul automaticky vytvoří zápis do deníku, který zaúčtuje na vrub příslušného účtu výdajů nebo aktiv a připsá na účet závazků.
Vystavení dodavatelské faktury. Když má být pro zákazníka vytvořena faktura, účetní zadá příslušné informace o ceně, jednotkovém množství a příslušné dani z obratu do modulu fakturace v účetním softwaru. Modul automaticky vytvoří zápis do deníku, který zaúčtuje na vrub hotovosti nebo účtu pohledávek a připsá na účet prodeje. Může také existovat kredit na účet odpovědnosti za daň z obratu.
Vydávání dodavatelských plateb. Když jsou dodavatelé placeni, účetní zkontroluje čísla faktur, která mají být zaplacena, v modulu závazků v účetním softwaru. Software poté vytiskne šeky nebo vystaví elektronické platby, přičemž také odečte z účtu splatného účtu a připsá hotovostní účet.
Vydávání výplatních pásek. Pokud mají být zaměstnanci placeni, účetní zadá do mzdového modulu účetního softwaru platové sazby a odpracované hodiny všech zaměstnanců. Modul automaticky vytvoří zápis do deníku, který odečte z účtu výdajů na kompenzaci a daň ze mzdy a připíše hotovost. Může to být docela složitý záznam, protože může řešit i obstavení a jiné odpočty a samostatně zaznamenávat několik druhů daní ze mzdy.
Všechny tyto metody záznamu vytvářejí položky v hlavní knize nebo v dceřiné knize, která se poté vrací do hlavní knihy. Odtamtud se transakce agregují do finančních výkazů.
