Investice společnosti do inventáře je obvykle velká a může se skládat z mnoha položek zboží, které lze snadno odcizit a znovu prodat. Pokud inventář obsahuje převážně suroviny, je jeho sledování nezbytné, aby se zajistilo, že ve výrobních procesech, které jej využívají, nedojdou materiály. To znamená, že musíte implementovat řadu ovládacích prvků, ať už chcete-li zabránit krádeži, nebo zajistit, aby výrobní operace nezůstala bez vstupů. Níže popíšeme několik klíčových ovládacích prvků, které je třeba vzít v úvahu pro vaši investici do inventáře. Klíčové interní ovládací prvky pro váš inventář jsou:
Oploťte a zamkněte sklad. Nejdůležitějším řízením zásob je jednoduše uzamčení skladu. To znamená, že kolem inventáře postavíte plot, zamknete bránu a do skladu povolíte pouze oprávněný personál.
Uspořádejte inventář. Může se to zdát jako kontrola jednoduše uspořádat inventář ve skladu, ale pokud ji nemůžete najít, nemůžete ji ovládat. Základním základem pro vnitřní kontrolu zásob je tedy očíslovat všechna místa, identifikovat každou položku inventáře a sledovat tyto položky podle umístění.
Spočítejte veškerý příchozí inventář. Neberte pouze slovo dodavatele, že množství uvedené na dodávce je správné. Počítejte inventář před jeho zaznamenáním jako přijatého. Tím se zabrání zavedení chyb do záznamů o zásobách.
Zkontrolujte příchozí inventář. Ověřte, zda je veškerý příchozí inventář správného typu a zda není poškozen. Všechny položky, které neprošly kontrolou, by měly být vráceny najednou a pracovníci odpovědní za platby oznámili, že za vrácené položky by nemělo být zaplaceno.
Označte veškerý inventář. Každý kousek inventáře ve skladu by měl být označen štítkem, který uvádí číslo dílu, popis, měrnou jednotku a množství. V opačném případě budou inventární položky chybně identifikovány.
Oddělte inventář vlastněný zákazníkem. Pokud je na místě inventář, který zákazníci vlastní, pracovníci skladu jej pravděpodobně započítají, jako by jej vlastnila společnost, proto je třeba zavést postup pro označování těchto položek jako vlastněných zákazníkem, jakmile dorazí, a oddělit je v samostatná část skladu.
Standardizujte vedení záznamů pro vychystávání zásob. Když je zboží vybíráno z police ve skladu, pro použití ve výrobní oblasti nebo k prodeji zákazníkům, proveďte standardní postup pro zaznamenávání výběrů, jakmile opustí sklad (což je jednodušší, pokud existuje plot skladu a inventář může projít pouze jednou ovládanou bránou).
Podepište veškerý inventář odebraný ze skladu. Pokud jsou skladové položky odebírány ze skladu z důvodů mimo běžný proces vychystávání, nechte osobu, která odebírá inventární značku, odebrat, aby existoval záznam o tom, kdo je za to odpovědný.
Proveďte audit kusovníku. Kusovník je záznamem dílů použitých ke konstrukci produktu. Kusovník se používá k vyskladnění zboží ze skladu, takže pokud je vyúčtování nesprávné, vychystávači vytáhnou nesprávné částky ze skladu. To vyžaduje pravidelný audit každé faktury a přístup pouze k heslům k záznamům o materiálech v počítačovém systému.
Sledujte další žádosti a vrácení. Pokud výrobní personál požádá o zvláštní vydání dílů nebo vrátí nadbytečné množství do skladu, pak dojde k chybě v záznamech o vychystávání (možná v kusovníku, jak je uvedeno výše).
Provádějte pravidelnou zastaralou kontrolu inventáře. Ve skladu se nakonec může udusit zastaralý inventář, který nelze použít, což vyžaduje vysoké náklady na skladování a také zasahuje do komponent, které jsou při výrobě potřebné. Vytvořte tabuli pro kontrolu materiálů, která pravidelně prochází záznamy o zásobách, aby určila, které položky by měly být prodány nebo jinak vyloučeny.
Chování počet cyklů. Nechte zaměstnance skladu provádět malé, časté počty malé části inventáře a vyšetřovat a opravovat chyby, které najdou. To postupně zlepšuje přesnost záznamu inventáře.
Prozkoumejte záznamy inventáře se záporným zůstatkem. Pokud účetní záznamy ukazují, že je k dispozici záporná zásoba, pak zjevně existuje transakční chyba, která způsobila záporný zůstatek. Toto je hlavní cíl podrobného vyšetřování.
Zaznamenejte šrotové transakce. Nevyhazujte šrot do odpadkového koše, pokud k tomu dojde. Pokud tak učiníte, účetní systém si stále myslí, že vyřazená položka je na skladě, a tak nadhodnocuje množství zásob. Místo toho vytvořte postup pro pravidelné sledování šrotu.
I přes tyto ovládací prvky může stále nastat s přesností záznamu zásob řada problémů, takže buďte připraveni přidat další ovládací prvky, pokud problémy přetrvávají.
