Přehled vyrovnání bank
Bankovní odsouhlasení je proces párování zůstatků v účetních záznamech účetní jednotky pro peněžní účet s odpovídajícími informacemi na bankovním výpisu. Cílem tohoto procesu je zjistit rozdíly mezi nimi a případně zaúčtovat změny v účetních záznamech. Informace na bankovním výpisu jsou záznamem banky o všech transakcích ovlivňujících bankovní účet účetní jednotky za poslední měsíc.
Srovnání bank by mělo být v pravidelných intervalech dokončeno pro všechny bankovní účty, aby byla zajištěna správnost hotovostních záznamů společnosti. Jinak může zjistit, že hotovostní zůstatky jsou mnohem nižší, než se očekávalo, což má za následek odrazené šeky nebo poplatky za přečerpání. Odsouhlasení banky také zjistí některé typy podvodů; tyto informace lze použít k navržení lepší kontroly nad příjmem a výplatou hotovosti.
Pokud je na bankovním účtu tak malá aktivita, že opravdu není potřeba pravidelné bankovní vyrovnání, měli byste si položit otázku, proč účet vůbec existuje. Může být lepší účet ukončit a vrátit všechny zbývající prostředky na aktivnější účet. Tímto způsobem může být snazší investovat zbývající prostředky a také sledovat stav investice.
Minimálně proveďte bankovní odsouhlasení krátce po konci každého měsíce, kdy banka zašle společnosti bankovní výpis obsahující počáteční hotovostní zůstatek banky, transakce během měsíce a konečný zůstatek hotovosti. Ještě lepší je provést bankovní smíření každý den na základě meziměsíčních informací banky, které by měly být přístupné na webových stránkách banky. Když každý den dokončíte bankovní odsouhlasení, můžete okamžitě zjistit a opravit problémy. Denní odsouhlasení zejména zvýrazní všechny debety ACH z účtu, které jste neschválili; pak můžete nainstalovat debetní blok na účet, abyste zabránili tomu, aby tyto debety ACH byly použity k výběru finančních prostředků z účtu bez vašeho svolení.
Je extrémně nepravděpodobné, že konečný hotovostní zůstatek společnosti a konečný hotovostní zůstatek banky budou identické, protože v tranzitu je pravděpodobně vždy několik plateb a vkladů, stejně jako poplatky za bankovní služby (za přijímání šeků, zaznamenávání vkladů atd. dále), pokuty (obvykle za přečerpání účtu) a nedostatek vkladů finančních prostředků, které společnost dosud nezaznamenala.
Základním procesním procesem pro odsouhlasení banky je začít s konečným hotovostním zůstatkem banky, přidat k němu veškeré vklady na cestě ze společnosti do banky, odečíst všechny šeky, které ještě nezúčtovaly banku, a buď přidat nebo odečíst jakékoli další položky. Poté přejděte na konečný hotovostní zůstatek společnosti a odečtěte od něj veškeré poplatky za bankovní služby, kontroly NSF a penále a přidejte k němu jakýkoli vydělaný úrok. Na konci tohoto procesu by se upravený zůstatek banky měl rovnat konečnému upravenému zůstatku hotovosti společnosti.
Terminologie usmíření bank
Klíčové pojmy, které byste měli mít na paměti při řešení smíření banky, jsou:
Vklad na cestě. Hotovost a / nebo šeky, které byly přijaty a zaznamenány účetní jednotkou, ale které ještě nebyly zaznamenány v záznamech banky, kde účetní jednotka ukládá finanční prostředky. Pokud k tomu dojde na konci měsíce, vklad se na bankovním výpisu neobjeví, a stane se tak odsouhlasenou položkou v bankovním odsouhlasení. K vkladu při tranzitu dochází, když vklad dorazí do banky příliš pozdě na to, aby byl zaznamenán v ten den, nebo pokud účetní jednotka pošle vklad do banky (v takovém případě může poštovní zásilka několik dní způsobit zpoždění), nebo subjekt dosud neposlal vklad bance vůbec.
Vynikající kontrola. Platba šeku, která byla zaznamenána vydávajícím subjektem, ale která dosud nezúčtovala svůj bankovní účet jako odpočet z hotovosti. Pokud do konce měsíce ještě nezúčtuje banku, nezobrazí se na bankovním výpisu na konci měsíce, a tak je to i v odsouhlasení banky na konci měsíce.
Kontrola NSF. Šek, který nebyl oceněn bankou subjektu, který šek vystavil, z toho důvodu, že bankovní účet subjektu neobsahuje dostatečné finanční prostředky. NSF je zkratka pro „nedostatek finančních prostředků“. Subjektu, který se pokouší vyplatit šek NSF, může být jeho bankou účtován poplatek za zpracování. Subjektu vystavujícímu šek NSF bude jeho banka jistě účtovat poplatek.
Postup usmíření banky
Následující postup odsouhlasení banky předpokládá, že vytváříte odsouhlasení banky v balíčku účetního softwaru, což usnadňuje proces odsouhlasení:
Vstupte do softwarového modulu pro odsouhlasení banky. Zobrazí se seznam nezúčtovaných šeků a nezúčtovaných vkladů.
Zaškrtněte v modulu odsouhlasení banky všechny šeky, které jsou na bankovním výpisu uvedeny jako zúčtované z banky.
Zaškrtněte v modulu odsouhlasení banky všechny vklady, které jsou na bankovním výpisu uvedeny jako zúčtování banky.
Jako výdaje zadejte všechny bankovní poplatky uvedené na bankovním výpisu, které ještě nebyly zaznamenány v záznamech společnosti.
Zadejte konečný zůstatek na bankovním výpisu. Pokud se účetní a bankovní zůstatky shodují, odešlete všechny změny zaznamenané při odsouhlasení banky a zavřete modul. Pokud se zůstatky neshodují, pokračujte v kontrole odsouhlasení banky ohledně dalších položek odsouhlasení. Hledejte následující položky:
Šeky zaznamenané v bankovních záznamech v jiné výši, než jaké jsou zaznamenány v záznamech společnosti.
Vklady zaznamenané v bankovních záznamech v jiné výši, než jaké jsou zaznamenány v záznamech společnosti.
Šeky zaznamenané v bankovních záznamech, které se vůbec nezaznamenávají v záznamech společnosti.
Vklady zaznamenané v bankovních záznamech, které se v záznamech společnosti nezaznamenávají vůbec.
Příchozí bankovní převody, ze kterých byl vybrán poplatek za zvedání.
Problémy s bankovním vyrovnáním
V rámci usmíření banky neustále vyvstává několik problémů, kterých byste si měli být vědomi. Oni jsou:
Nejasné kontroly, které nadále nebudou předloženy. Bude existovat zbytkový počet šeků, které se buď dlouho nepředloží bance k platbě, nebo se nikdy nepředloží k platbě. V krátkodobém horizontu byste s nimi měli zacházet stejným způsobem jako s jakýmikoli jinými nevyjasněnými kontrolami - stačí je ponechat ve výpisu nevymazaných šeků ve vašem účetním softwaru, takže budou průběžnou srovnávací položkou. Z dlouhodobého hlediska byste měli kontaktovat příjemce platby a zjistit, zda šek někdy obdržel; pravděpodobně budete muset zrušit starý šek a vystavit jim nový.
Šeky zruší banku poté, co byly zrušeny. Jak je uvedeno v předchozím zvláštním čísle, pokud šek zůstane po dlouhou dobu nejasný, pravděpodobně zrušíte starý šek a vydáte náhradní šek. Ale co když příjemce poté proplatí původní šek? Pokud jste jej v bance zrušili, měla by banka při předložení šek odmítnout. Pokud jste jej nezrušili v bance, musíte šek zaznamenat s dobropisem na hotovostní účet a debet, abyste uvedli důvod platby (například výdajový účet nebo zvýšení hotovostního účtu nebo snížení účet odpovědnosti). Pokud příjemce dosud neproplatil náhradní šek, měli byste jej v bance okamžitě zrušit, abyste zabránili dvojí platbě. V opačném případě budete muset usilovat o splacení druhého šeku u příjemce platby.
Uložené šeky jsou vráceny. Existují případy, kdy banka odmítne vložit šek, obvykle proto, že je vystaven na bankovním účtu v jiné zemi. V takovém případě musíte obrátit původní záznam týkající se daného vkladu, kterým bude kredit na peněžní účet ke snížení zůstatku hotovosti, s odpovídajícím debetem (zvýšením) na účtu pohledávek.
Další možností, která může způsobovat problémy, je to, že se změnila data uvedená v bankovním výpisu, takže některé položky jsou zahrnuty nebo vyloučeny. Tato situace by měla nastat, pouze pokud někdo ve společnosti požádal banku o změnu data uzávěrky bankovního účtu společnosti.
Příklad smíření banky
Společnost ABC International uzavírá své účetní knihy za měsíc končící 30. dubna. Správce společnosti ABC musí připravit bankovní usmíření na základě následujících otázek:
Bankovní výpis obsahuje konečný bankovní zůstatek ve výši 320 000 USD.
Bankovní výpis obsahuje poplatek za šek ve výši 200 $ za nové šeky, které si společnost objednala.
Výpis z účtu obsahuje poplatek za službu ve výši 150 USD za provozování bankovního účtu.
Bankovní výpis odmítne vklad ve výši 500 USD z důvodu nedostatečného množství finančních prostředků a účtuje společnosti poplatek 10 USD spojený s odmítnutím.
Výpis z účtu obsahuje úrokový výnos 30 $.
Společnost ABC vydala šeky ve výši 80 000 USD, které dosud banku nezúčtovaly.
Společnost ABC na konci měsíce vložila 25 000 $ šeků, které nebyly vloženy včas, aby se objevily na bankovním výpisu.
Řadič vytvoří následující odsouhlasení:
