Účetní záznam je formální záznam, který dokumentuje transakci. Ve většině případů se účetní záznam provádí pomocí systému podvojného účetnictví, který vyžaduje, aby byl proveden jak debetní, tak kreditní záznam, a který nakonec vede k vytvoření úplné sady finančních výkazů. Účetní záznam lze provést také v jednom účetním systému; tento systém obvykle sleduje pouze peněžní příjmy a výplaty hotovosti a zobrazuje pouze ty výsledky, které jsou potřebné k vytvoření výkazu zisku a ztráty.
Existují tři hlavní typy účetních záznamů, kterými jsou:
Zadání transakce. Toto je primární typ obchodní události, pro kterou by účetní vytvořil účetní záznam. Příkladem účetních transakcí je záznam faktury zákazníkovi, faktura od dodavatele, příjem hotovosti a nákup dlouhodobého majetku. Tento typ účetního záznamu se používá jak na akruální, tak na hotovostní bázi účetnictví.
Úprava záznamu. Jedná se o zápis do deníku používaný na konci účetního období k úpravě zůstatků na různých účtech hlavní knihy tak, aby více odpovídal vykázaným výsledkům a finanční situaci podniku tak, aby splňoval požadavky účetního rámce, jako jsou GAAP nebo IFRS. Tento typ účetního záznamu se používá na akruální bázi účetnictví.
Závěrečný záznam. Toto je zápis do deníku používaný na konci účetního období k přesunutí konečných zůstatků všech účtů výnosů, výdajů, zisků a ztrát (známých jako dočasné účty) na účet nerozděleného zisku. Tímto způsobem vyprázdníte dočasné účty, aby mohly v příštím účetním období začít shromažďovat informace o transakcích.
Účetní položky pro transakce se obvykle vytvářejí prostřednictvím rozhraní transakcí v účetním softwaru, takže si možná ani neuvědomíte, že vytváříte účetní záznam (například například při vytváření faktury odběratele). Pokud vytváříte upravující účetní položku, použijete formát záznamu do deníku (za předpokladu, že se používá systém podvojného účetnictví). Pokud účetní uzavíráte na konci účetního období, účetní software pravděpodobně vytvoří účetní závěrku automaticky; neuvidíte ani záznam.
