Finance

Proces usmíření banky

Proces odsouhlasení banky zahrnuje srovnání interních a bankovních záznamů o bankovním účtu a úpravu interních záznamů podle potřeby, aby se tyto dva sladily. Důvodem je zajištění přesnosti zaznamenaného zůstatku hotovosti organizace. Proces odsouhlasení banky se obvykle provádí s modulem odsouhlasení banky v balíčku účetního softwaru. Za předpokladu, že tomu tak je, proveďte bankovní odsouhlasení podle těchto kroků:

  1. Přístup k bankovním záznamům. Otevřete online bankovní výpis poskytnutý bankou pro hotovostní účet společnosti (pravděpodobně její běžný účet).

  2. Přístup k softwaru. Vstupte do modulu odsouhlasení banky v účetním softwaru.

  3. Aktualizujte nevymazané kontroly. Přejděte do sekce šeků v modulu odsouhlasení banky. Systém zobrazí seznam nevymazaných šeků. Porovnejte tento seznam šeků se seznamem šeků, které vyřídily banku, jak je uvedeno na bankovním výpisu. V modulu odsouhlasení banky označte všechny šeky, které banku zrušily. Mohou nastat následující problémy:

    • Pokud jsou na bankovním výpisu uvedeny nějaké šeky zaznamenané bankou jako zúčtované s jinými částkami, než jaké společnost zaznamenala, přejděte na šekový obrázek zveřejněný na webových stránkách banky a ověřte částku na šeku. Pokud jej společnost zaznamenala nesprávně, proveďte úpravu, aby částka šeku odpovídala částce zaznamenané bankou.

    • Pokud banka nějaké šeky zaznamenané bankou jako zúčtované uvede nesprávně, kontaktujte banku a zašlete jim dokumentaci chyby. Tento rozdíl mezi zaznamenanými částkami banky a společnosti zůstane, dokud banka neupraví své záznamy. Mezitím bude rozdíl srovnávací položkou.

  4. Aktualizujte vklady na cestě. Přejděte do sekce vkladů modulu pro odsouhlasení banky. Systém zobrazí seznam přepravovaných vkladů. Porovnejte tyto vklady se seznamem vkladů, u nichž byla banka vypořádána, jak je uvedeno na bankovním výpisu. V modulu odsouhlasení banky označte všechny vklady, které vyřídily banku. Mohou nastat následující problémy:

    • Banka možná zaznamenala některé vklady, které společnost nezaznamenala. Pokud ano, přejděte na obrázek šeku zveřejněný na webových stránkách banky a ověřte, kdo šek vystavil, a jeho částku. Zaznamenejte tento vklad do záznamů společnosti.

    • Společnost mohla zaznamenat některé vklady, které banka nezaznamenala. Může to být způsobeno nedostatečnou finanční situací nebo tím, že banka nepřijímá zahraniční šeky. Tyto vklady budou srovnávat položky, dokud společnost nepřesvědčí banku, aby je uložila, nebo najde alternativní způsob převodu uložených šeků na hotovost. Může také vyžadovat vrácení těchto uložených položek v záznamech společnosti.

  5. Zadejte nové výdaje. Do výdajů společnosti zadejte jako výdaje veškeré výdajové položky, které banka zaznamenala na účet. Příklady takových výdajů jsou:

    • Nedostatečné poplatky za finanční prostředky. Jedná se o poplatek účtovaný společnosti za jakékoli uložené šeky (nebo vystavené), pro které emitent neměl dostatek finančních prostředků.

    • Zkontrolujte poplatky za tisk. Jedná se o poplatek účtovaný, když společnost prostřednictvím banky objedná nové kontrolní zásoby.

    • Poplatky za služby. Banka bude účtovat poplatky za takové položky, jako je zpracování šeku, zpracování vkladu, přímé platby vkladem a bankovní převody vydané a přijaté (známé jako poplatky za zrušení).

  6. Zadejte zůstatek banky. V modulu odsouhlasení banky zadejte konečný zůstatek hotovosti uvedený na bankovním výpisu.

  7. Zkontrolujte odsouhlasení. Software by nyní měl představovat jakýkoli rozdíl v konečném zůstatku hotovosti zaznamenaný společností a bankou, spolu s veškerými položkami odsouhlasení, jako jsou nevyřízené šeky a vklady při přepravě. Pokud neexistuje žádná nezdokumentovaná položka odsouhlasení, vytiskněte odsouhlasení banky a uložte ji.

  8. Pokračovat ve vyšetřování. Pokud existuje nedoložená položka odsouhlasení, zkontrolujte právě uvedené kroky procesu odsouhlasení banky. Pokud stále existuje nezdokumentovaná odchylka, vraťte se zpět k odsouhlasení bank za předchozí období a zkontrolujte, zda odchylka vznikla v předchozím období. Pokud ano, prozkoumejte dřívější období a vyhledejte rozdíl.

  9. Upravte pro nehmotné předměty. Pokud je zbývající rozdíl nepodstatný, může být přijatelné zaznamenat rozdíl do účetních knih společnosti, místo toho, aby trávil čas dalšími vyšetřovacími činnostmi.

Vzhledem k množství času potřebného k dokončení procesu odsouhlasení banky se některé společnosti pokoušejí minimalizovat jeho dopad na proces uzavření období spuštěním denního odsouhlasení. Tímto způsobem jsou všechny zbytkové položky odsouhlasení na konci měsíce tak malé, že je lze dokončit za několik minut.