Když je zaznamenán výdaj, zjevně se objeví v řádkové položce ve výkazu zisku a ztráty. Výkaz zisku a ztráty zobrazuje finanční výsledky podniku za určené časové období. Výdaj se v rozvaze objevuje nepříměji, kde řádková položka nerozděleného zisku v části vlastního kapitálu v rozvaze vždy poklesne o stejnou částku jako výdaj.
Kromě toho buď strana aktiv rozvahy poklesne, nebo strana pasiv vzroste o částku výdajů, čímž se rozvaha udrží v rovnováze. Zde jsou příklady, kde může dojít ke změnám:
Aktiva. Hotovost klesá, pokud jste výdajovou položku zaplatili v hotovosti, nebo inventář klesá, pokud jste některý inventář odepsali.
Kontaktní účty aktiv. Akumulovaný odpisový protiúčet se zvýší, pokud jste vytvořili odpisový poplatek.
Závazky. Časově rozlišené výdaje se zvyšují, pokud jste vytvořili časově rozlišené výdaje, nebo se zvyšují splatné účty, pokud jste zaznamenali dodavatelskou fakturu, která ještě není zaplacena.
Stručně řečeno, výdaje se objevují přímo ve výsledovce a nepřímo v rozvaze. Je užitečné si vždy přečíst jak výkaz zisku a ztráty a rozvahu společnosti, takže lze vidět plný efekt výdajů.
