Časově rozlišený náklad je výdaj, který již vznikl, ale pro který dosud neexistuje žádná výdajová dokumentace. Místo výdajové dokumentace je vytvořen zápis do deníku, který zaznamenává časově rozlišený výdaj a započtený závazek (který je v rozvaze obvykle klasifikován jako krátkodobý závazek). Při neexistenci zápisu do deníku by se náklad v účetním výkazu účetní jednotky v daném období vůbec neobjevil, což by mělo za následek příliš vysoké vykázané zisky v daném období. Stručně řečeno, časově rozlišené náklady se zaznamenávají, aby se zvýšila přesnost účetní závěrky, takže výdaje jsou více sladěny s těmi výnosy, s nimiž jsou spojeny.
Náklady příštích období jsou rubem časově rozlišených výdajů, protože závazek je placen před spotřebováním podkladové služby nebo aktiva. Následně se předplacené aktivum zpočátku objevuje v rozvaze jako aktivum.
Nahromaděné výdaje v praxi
Mezi příklady běžně účtovaných výdajů patří:
Úroky z půjček, za které dosud nebyla přijata žádná věřitelská faktura
Zboží přijaté a spotřebované nebo prodané, za které dosud nebyla přijata žádná dodavatelská faktura
Přijaté služby, za které dosud nebyla přijata žádná dodavatelská faktura
Vzniklé daně, za které dosud nebyla přijata žádná faktura od vládního subjektu
Vzniklé mzdy, za které dosud nebyly zaměstnancům vyplaceny platby
Příkladem časově rozlišeného nákladu je situace, kdy společnost obdrží kancelářské potřeby od dodavatele těsně před koncem měsíce, ale do té doby, než společnost uzavře své účetní knihy za měsíc, dosud neobdržela od dodavatele fakturu. K řádnému zaznamenání těchto výdajů v měsíci přijetí účetní pracovníci zaúčtují výdaj na účet výdajů na dodávky s debetem ve výši, v níž předpokládá, že bude účtován dodavatelem, a zaznamená kredit na účet časového rozlišení výdajů. Pokud by tedy množství kancelářských potřeb činilo 500 $, zápis do deníku by představoval debet ve výši 500 $ na účet výdajů na kancelářské potřeby a kredit ve výši 500 $ na účet časového rozlišení výdajů.
Položka deníku se obvykle vytváří jako automaticky reverzující položka, takže účetní software automaticky vytvoří offsetovou položku od začátku následujícího měsíce. Poté, co dodavatel nakonec předloží účetní jednotce fakturu, zruší obrácenou položku.
Chcete-li pokračovat v předchozím příkladu, položka 500 $ by se v následujícím měsíci obrátila, s připisováním na účet výdajů na kancelářské potřeby a debetem na účet pasiv vzniklých výdajů. Společnost poté obdrží dodavatelskou fakturu za 500 USD a normálně ji zaznamená prostřednictvím modulu splatných účtů v účetním softwaru, což má za následek debet na účet výdajů na kancelářské potřeby a kredit na účet splatných účtů. Čistým výsledkem v následujícím měsíci tedy není vůbec žádné nové uznání výdajů, přičemž odpovědnost za platbu se přesouvá na účet závazků.
Realisticky je výše časového rozlišení výdajů pouze odhadem, a je tedy pravděpodobné, že se poněkud liší od částky faktury dodavatele, která dorazí později. V důsledku toho v následujícím měsíci obvykle dojde k malé dodatečné částce výdajů nebo zápornému uznání výdajů, jakmile dojde k vzájemnému započtení storna zápisu do deníku a částky dodavatelské faktury.
Z praktického hlediska nehmotné výdaje nehromadí, protože to vyžaduje příliš mnoho práce na vytvoření a zdokumentování souvisejících položek deníku. Velký počet nahromaděných položek deníku výdajů dále zpomalí proces uzávěrky ke konci měsíce.
Příklady nahromaděných položek deníku výdajů
Byly přijaty kancelářské potřeby a ke konci měsíce není žádná dodavatelská faktura: Debet na náklady na kancelářské potřeby, úvěr na výdaje příštích období.
Odpracované hodiny zaměstnanců, které však ke konci měsíce nebyly placeny: Debet na výplatu mezd, kredit na výdaje příštích období.
Vzniká odpovědnost za výhody a ke konci měsíce neexistuje dodavatelská faktura: Debet na náklady zaměstnaneckých výhod, kredit na náklady příštích období.
Daně z příjmů se časově rozlišují na základě dosaženého příjmu. Účtování výdajů na daň z příjmů, připisování výdajů příštích období.
První tři položky by se měly v následujícím měsíci obrátit. Daně z příjmu jsou obvykle ponechány jako časově rozlišené výdaje, dokud nejsou zaplaceny.
