Přehled počítání cyklů
Počítání cyklu zahrnuje počítání malého množství zásob ve skladu každý den se záměrem počítat celou zásobu za určité časové období. Jakékoli chyby zjištěné během těchto malých přírůstkových počtů by měly vést k úpravě záznamů účetnictví zásob. Rovněž by mělo být provedeno šetření důvodů každé zjištěné chyby. Konečným výsledkem by měly být podrobné postupy a školení, které přinesou velmi nízkou míru chyb transakcí a vysokou úroveň přesnosti záznamu inventáře.
Položky vybrané pro počty cyklů lze definovat na základě mnoha kritérií řazení, jako je nejpoužívanější nebo nejvyšší cena. Nejběžněji používanou metodou je jednoduše začít v jednom rohu skladu a postupovat různými uličkami a zásobníky, takže se všechny položky počítají na základě rotace. Pokud se použije druhá uvedená metoda, může být také nutné častěji přepočítávat určité položky, pokud jsou pro výrobní proces kritické.
Výhody počítání cyklů
Zapojením do počítání cyklů bude podnik téměř jistě zažívat vyšší úrovně přesnosti záznamu zásob, což vede k vyšší důvěře ve výsledné ocenění zásob. To může zase vést k eliminaci počtu fyzických zásob, protože záznamy o zásobách jsou již tak přesné, že není vyžadováno žádné pravidelné fyzické ověřování. Pokud již není třeba počítat zásoby na konci každého vykazovaného období, výsledkem může být zrychlený proces uzavření. Pokud se externí auditoři domnívají, že se na tyto inventarizační záznamy mohou spolehnout, mohou své auditní postupy zmenšit, což zase sníží poplatky za audit, které účtují společnosti. Rovněž by již nebylo nutné platit zaměstnancům přesčasy za počítání zásob nebo za uzavření výrobní oblasti, zatímco se fyzicky počítá.
Postup počítání cyklů
Pro úspěšný program počítání cyklů jsou vyžadovány následující kroky:
Kompletní zadávání údajů o všech transakcích inventáře, aby byla databáze inventáře plně aktualizována.
Vytiskněte zprávu o počítání cyklů, která uvádí umístění přihrádek, které se mají počítat, a přiřaďte ji zaměstnancům skladu.
Počítadla cyklů porovnávají umístění, popisy a množství uvedená ve zprávě s tím, co vidí na polici. Rovněž sledují, co vidí na polici, zpět do sestavy, pro případ, že by některé položky nebyly v databázi vůbec zaznamenány.
Prozkoumejte všechny nalezené rozdíly a prodiskutujte je se správcem skladu a určete, zda existuje vzor chyb, které mohou vyžadovat další akci.
Je-li zapotřebí dalších kroků, je třeba k odstranění chyby změnit postupy, školení, personální zajištění nebo cokoli jiného.
Upravte databázi záznamů o inventáři tak, aby odstranila chybu nalezenou počitadlem cyklů.
Pravidelně proveďte audit inventáře a vypočítejte procento přesnosti inventáře. Výsledky zveřejněte na veřejném místě a vyplácejte bonusy zaměstnancům skladu, pokud dosáhnou předem stanovených cílů přesnosti záznamu.
Je zřejmé, že je zapotřebí vysoké úrovně odhodlání k programu počítání cyklů, aby bylo zajištěno, že tyto kroky jsou průběžně sledovány.
Problémy s počítáním cyklů
Pokud záznamy inventáře nejsou nejprve aktualizovány se všemi nevyřízenými transakcemi inventáře, je možné, že počitadlo cyklů detekuje chybu a upraví ji. Pokud je skutečná transakce poté zadána nad úpravu počitadla cyklu, může být výsledkem a více nepřesný záznam zásob, než tomu bylo původně. Tento problém je obzvláště běžný, když je stejná položka inventáře uložena na více místech, takže může dojít k nejasnostem ohledně toho, který záznam o poloze se má upravit pro transakci inventáře.
