Odpis zásob zahrnuje odebrání nákladů na inventární položky bez hodnoty z účetních záznamů. Zásoby by měly být odepsány, pokud se stanou zastaralými nebo jejich tržní cena poklesla na úroveň pod cenu, za kterou je aktuálně evidována v účetních záznamech. Částka, která má být odepsána, by měla být rozdílem mezi účetní hodnotou (pořizovací cenou) zásob a množstvím hotovosti, které může podnik získat nejoptimálnějším způsobem zlikvidováním zásob.
Alternativním přístupem, pokud ještě nebyly identifikovány konkrétní položky zásob, je vytvoření rezervy na odpisy zásob. Toto je protiúčet, který je spárován s účtem inventáře. Pokud jsou položky skutečně zlikvidovány, ztráta se účtuje na vrub rezervního účtu. Výsledkem tohoto přístupu je rychlejší rozpoznání odpisů zásob, což je konzervativnější metoda účtování. Částka uvedená na protiúčtu je odhadem pravděpodobných odpisů, obvykle na základě jakéhokoli historického procenta odpisů, které společnost zaznamenala.
Účtování o odpisu zásob je obvykle snížení účtu zásob, které je kompenzováno účtováním nákladů na účet prodaného zboží. Pokud chce vedení samostatně sledovat částku odpisů zásob v průběhu času, je také přijatelné účtovat částku na samostatný účet odpisů zásob, nikoli náklady na prodané zboží. V druhém případě je účet stále zahrnut do části nákladů na prodané zboží ve výkazu zisku a ztráty, takže na agregované úrovni není žádný rozdíl v obou přístupech.
Není přijatelné odepisovat zásoby k budoucímu datu, jakmile se o takové položce dozvíte, ani nebudete moci rozložit náklady na několik období. To by znamenalo, že s položkou inventáře je spojena určitá budoucí výhoda, což pravděpodobně není tento případ. Místo toho by měla být rozpoznána celá částka odpisu najednou.
Klíčovým bodem je, že odpis zásob neznamená, že musíte inventář vyřadit současně. Místo toho může mít smysl držet se inventáře v naději, že se jeho hodnota časem zvýší. Může být také nutné držet zásoby na krátkou dobu, zatímco nákupčí zjistí nejvyšší cenu, za kterou může být zlikvidován. Zásoby, které byly odepsány, by však neměly být uchovávány příliš dlouho, pokud je výsledkem další investice do skladování zásob nebo příliš přeplněná skladová oblast, která narušuje běžné činnosti skladování.
