Finance

Stanovení nákladů podle aktivity

Activity-based costing (ABC) je metodika pro přesnější alokaci režijních nákladů jejich přiřazením k činnostem. Jakmile jsou náklady přiřazeny k aktivitám, mohou být náklady přiřazeny nákladovým objektům, které tyto aktivity používají. Systém lze použít k cílenému snížení režijních nákladů. ABC funguje nejlépe ve složitých prostředích, kde je mnoho strojů a produktů a spletité procesy, které není snadné vyřešit. Naopak je méně užitečné v efektivnějším prostředí, kde jsou výrobní procesy zkráceny.

Tok procesu podle nákladů na základě aktivity

Náklady založené na činnostech lze nejlépe vysvětlit procházením různých kroků. Oni jsou:

  1. Určete náklady. Prvním krokem v ABC je identifikovat ty náklady, které chceme alokovat. Toto je nejdůležitější krok v celém procesu, protože nechceme ztrácet čas nadměrně širokým rozsahem projektu. Například pokud chceme určit úplné náklady na distribuční kanál, identifikujeme náklady na reklamu a skladování související s tímto kanálem, ale budeme ignorovat náklady na výzkum, protože se týkají produktů, nikoli kanálů.

  2. Načíst bazény sekundárních nákladů. Místo přímé podpory produktů nebo služeb společnosti vytvořte skupiny nákladů pro ty náklady, které vzniknou za poskytování služeb jiným částem společnosti. Obsah fondů sekundárních nákladů obvykle zahrnuje počítačové služby a administrativní platy a podobné náklady. Tyto náklady jsou později přiděleny dalším fondům nákladů, které přímo souvisejí s produkty a službami. Může existovat několik těchto sekundárních skupin nákladů, v závislosti na povaze nákladů a způsobu jejich alokace.

  3. Načíst bazény primárních nákladů. Vytvořte sadu fondů nákladů pro tyto náklady, které jsou více sladěny s výrobou zboží nebo služeb. Je velmi běžné mít pro každou produktovou řadu samostatné skupiny nákladů, protože náklady se na této úrovni obvykle vyskytují. Tyto náklady mohou zahrnovat výzkum a vývoj, reklamu, nákup a distribuci. Podobně můžete zvážit vytvoření fondů nákladů pro každý distribuční kanál nebo pro každé zařízení. Pokud mají výrobní dávky velmi různé délky, zvažte vytvoření fondů nákladů na úrovni dávky, abyste mohli adekvátně přiřadit náklady na základě velikosti dávky.

  4. Měření ovladačů aktivity. Pomocí systému sběru dat můžete shromažďovat informace o ovladačích aktivit, které se používají k alokaci nákladů ve fondech sekundárních nákladů do fondů primárních nákladů, a také k přidělení nákladů ve fondech primárních nákladů objektům nákladů. Shromažďování informací o ovladači aktivity může být nákladné, takže pokud je to možné, použijte ovladače aktivity, pro které se informace již shromažďují.

  5. Přiřaďte náklady v sekundárních fondech primárním fondům. Pomocí ovladačů aktivity rozdělte náklady ve fondech sekundárních nákladů do fondů primárních nákladů.

  6. Účtujte náklady nákladovým objektům. Pomocí ovladače aktivity přidělte obsah každého primárního fondu nákladů objektům nákladů. Pro každý fond nákladů bude existovat samostatný ovladač aktivity. Chcete-li přidělit náklady, vydělte celkové náklady v každém fondu nákladů celkovým množstvím aktivity v ovladači aktivity, abyste stanovili náklady na jednotku aktivity. Poté přidělte náklady na jednotku nákladovým objektům na základě jejich použití ovladače aktivity.

  7. Formulujte zprávy. Převeďte výsledky systému ABC na zprávy o spotřebě správy. Například pokud byl systém původně navržen tak, aby akumuloval režijní informace podle geografické prodejní oblasti, pak reportujte výnosy vydělané v každé oblasti, všechny přímé náklady a režii odvozenou ze systému ABC. To dává managementu úplný přehled nákladů na výsledky generované každou oblastí.

  8. Jednejte podle informací. Nejběžnější reakcí správy na sestavu ABC je snížení množství ovladačů aktivity používaných jednotlivými nákladovými objekty. Pokud tak učiníte, mělo by se snížit množství použitých režijních nákladů.

Nyní jsme dospěli k úplnému přidělení režijních nákladů ABC těm nákladovým objektům, které si zaslouží účtovat režijní náklady. Tímto způsobem mohou manažeři zjistit, které ovladače aktivity je třeba snížit, aby se snížila odpovídající částka režijních nákladů. Například pokud je cena jedné nákupní objednávky 100 USD, mohou se manažeři zaměřit na to, aby výrobní systém mohl automaticky zadávat nákupní objednávky, nebo na používání nákupních karet jako způsobu, jak se vyhnout objednávkám. Výsledkem obou řešení je méně objednávek, a tedy nižší náklady na oddělení nákupu.

Použití kalkulace na základě aktivity

Základní výhodou použití systému ABC je přesnější určení způsobu použití režie. Jakmile máte systém ABC, můžete získat lepší informace o následujících problémech:

  • Náklady na činnost. ABC je navržen tak, aby sledoval náklady na aktivity, takže jej můžete použít ke zjištění, zda jsou náklady na aktivity v souladu s průmyslovými standardy. Pokud ne, je ABC vynikajícím nástrojem zpětné vazby pro měření průběžných nákladů na konkrétní služby, protože management se zaměřuje na snižování nákladů.

  • Ziskovost zákazníků. Ačkoli většina nákladů vzniklých jednotlivým zákazníkům jsou jednoduše náklady na produkt, existuje také režijní složka, jako je neobvykle vysoká úroveň služeb zákazníkům, zpracování vrácení produktu a dohody o kooperativním marketingu. Systém ABC dokáže tyto dodatečné režijní náklady roztřídit a pomůže vám určit, kteří zákazníci vám ve skutečnosti vydělávají přiměřený zisk. Tato analýza může mít za následek odmítnutí některých nerentabilních zákazníků nebo větší důraz kladený na ty zákazníky, kteří společnosti vydělávají největší zisky.

  • Distribuční náklady. Typická společnost používá k prodeji svých produktů různé distribuční kanály, například maloobchod, internet, distributory a zásilkové katalogy. Většina strukturálních nákladů na údržbu distribučního kanálu je režijní, takže pokud můžete rozumně určit, které distribuční kanály používají režii, můžete se rozhodnout změnit způsob použití distribučních kanálů nebo dokonce zrušit nerentabilní kanály.

  • Vyrobte nebo kupte. ABC poskytuje komplexní pohled na všechny náklady spojené s vlastní výrobou produktu, takže můžete přesně zjistit, které náklady budou vyloučeny, pokud je položka zadána externě, a které náklady zůstanou.

  • Okraje. Při správném přidělení režie ze systému ABC můžete určit marže různých produktů, produktových řad a celých dceřiných společností. To může být docela užitečné pro určení, kam umístit zdroje společnosti, aby získaly největší marže.

  • Minimální cena. Cena produktu je skutečně založena na ceně, kterou trh ponese, ale marketingový manažer by měl vědět, jaké jsou náklady na produkt, aby se zabránilo prodeji produktu, který společnosti při každém prodeji přijde o peníze. ABC je velmi dobré pro určení, které režijní náklady by měly být zahrnuty do těchto minimálních nákladů, v závislosti na okolnostech, za kterých se produkty prodávají.

  • Náklady na výrobní zařízení. Obvykle je poměrně snadné oddělit režijní náklady na úrovni celého závodu, takže můžete porovnat výrobní náklady mezi různými zařízeními.

Je zřejmé, že existuje mnoho cenných způsobů využití informací poskytovaných systémem ABC. Tyto informace však budou k dispozici, pouze pokud navrhnete systém tak, aby poskytoval konkrétní sadu údajů potřebných pro každé rozhodnutí. Pokud nainstalujete obecný systém ABC a poté ho použijete pro výše uvedená rozhodnutí, můžete zjistit, že neposkytuje informace, které potřebujete. Nakonec je návrh systému určen analýzou nákladů a přínosů, s jakými rozhodnutími má asistovat, a zda náklady na systém stojí za výhodu výsledných informací.

Problémy s kalkulací podle aktivity

Mnoho společností iniciuje projekty ABC s nejlepšími úmysly, jen aby viděla velmi vysoký podíl projektů, které buď selžou, nebo nakonec zaniknou. Existuje několik důvodů pro tyto problémy, které jsou:

  • Objem fondu nákladů. Výhodou systému ABC je vysoká kvalita informací, které produkuje, ale to se odehrává za cenu použití velkého počtu fondů nákladů - a čím více fondů nákladů existuje, tím vyšší jsou náklady na správu systému. Chcete-li snížit tyto náklady, spusťte průběžnou analýzu nákladů, abyste udrželi každý fond nákladů, ve srovnání s užitečností výsledných informací. Pokud tak učiníte, měl by se počet fondů nákladů snížit na zvládnutelné rozměry.

  • Doba instalace. Instalace systémů ABC je notoricky obtížná, přičemž víceletá instalace je normou, když se společnost pokusí nainstalovat přes všechny produktové řady a zařízení. U takových komplexních instalací je obtížné udržovat vysokou úroveň správy a rozpočtové podpory, jak plynou měsíce, aniž by byla instalace dokončena. Míra úspěchu je mnohem vyšší u menších a cílenějších instalací ABC.

  • Zdroje dat pro více oddělení. Systém ABC může vyžadovat vstup dat z více oddělení a každé z těchto oddělení může mít větší priority než systém ABC. Čím větší je počet oddělení zapojených do systému, tím větší je riziko, že datové vstupy v průběhu času selžou. Tomuto problému se lze vyhnout tím, že systém navrhnete tak, aby potřeboval pouze informace od nejpodpornějších manažerů.

  • Základ projektu. Mnoho projektů ABC je povoleno na základě projektu, takže informace jsou shromažďovány pouze jednou; informace jsou užitečné pro aktuální provozní situaci společnosti a jejich užitečnost postupně klesá, jak se časem mění provozní struktura. Vedení nemusí později schválit financování dalších projektů ABC, takže ABC má tendenci být „hotovo“ jednou a poté vyřazeno. Chcete-li tento problém zmírnit, zabudujte co nejvíce struktury sběru dat ABC do stávajícího účetního systému, aby se snížily náklady na tyto projekty; s nižšími náklady je pravděpodobnější, že v budoucnu budou povoleny další projekty ABC.

  • Hlášení nevyužitého času. Když společnost požádá své zaměstnance, aby podávali zprávy o čase stráveném různými činnostmi, mají silnou tendenci zajistit, aby se vykazované částky rovnaly 100% jejich času. V pracovním dni kohokoli však existuje velké množství volného času, který může zahrnovat přestávky, administrativní schůzky, hraní her na internetu atd. Zaměstnanci tyto aktivity obvykle maskují tím, že věnují více času jiným činnostem. Tato nafouknutá čísla představují nesprávné alokace nákladů v systému ABC, někdy v poměrně podstatných částkách.

  • Samostatná sada dat. Systém ABC lze zřídka vytvořit tak, aby vytáhl všechny informace, které potřebuje, přímo z hlavní knihy. Místo toho vyžaduje samostatnou databázi, která získává informace z několika zdrojů, z nichž pouze jeden je existující účty hlavní knihy. Může být docela obtížné udržovat tuto databázi navíc, protože vyžaduje značný čas navíc pro zaměstnance, pro který nemusí být dostatečný rozpočet. Nejlepším řešením je navrhnout systém tak, aby vyžadoval minimální množství dalších informací kromě těch, které jsou již k dispozici v hlavní knize.

  • Cílené použití. Výhody ABC jsou nejzřetelnější, když je obtížné rozeznat informace o nákladovém účetnictví, kvůli přítomnosti více produktových řad, strojům používaným k výrobě mnoha produktů, četným nastavením strojů atd. - jinými slovy ve složité výrobě prostředí. Pokud společnost v takovém prostředí nepracuje, pak může za instalaci ABC utratit spoustu peněz, jen aby zjistila, že výsledné informace nejsou příliš cenné.

Široká škála zde zmíněných problémů by měla vyjasnit, že ABC má v mnoha organizacích tendenci sledovat nerovnou cestu se sklonem k jeho užitečnosti v průběhu času klesat. Z zde zmíněných návrhů na zmírnění problémů je klíčovým bodem konstrukce vysoce cíleného systému ABC, který produkuje nejdůležitější informace za rozumnou cenu. Pokud se tento systém zakořenil ve vaší společnosti, zvažte postupné rozšiřování, během kterého se budete rozšiřovat pouze tehdy, pokud je v tom jasný a prokazatelný přínos. Nejhorší věcí, kterou můžete udělat, je instalace velkého a komplexního systému ABC, protože je drahý, má největší odpor a dlouhodobě pravděpodobně selže.

Podobné podmínky

Stanovení nákladů na základě aktivity je také známé jako abc kalkulace, metoda abc a metoda abc kalkulace.