Účtování odpisů vyžaduje průběžnou řadu záznamů, které účtují dlouhodobý majetek do nákladů a případně odúčtují. Tyto položky jsou navrženy tak, aby odrážely průběžné používání stálých aktiv v průběhu času.
Odpisy jsou postupné účtování nákladů aktiva po dobu jeho předpokládané životnosti. Důvodem použití odpisů k postupnému snižování zaznamenané ceny dlouhodobého aktiva je vykázání části výdajů aktiva ve stejnou dobu, kdy společnost zaznamenává výnosy, které byly vytvořeny dlouhodobým aktivem. Pokud byste tedy účtovali náklady na celý dlouhodobý majetek do nákladů v jednom účetním období, ale stále generovaly výnosy po celá léta do budoucna, byla by to nesprávná účetní transakce podle principu párování, protože výnosy nejsou spárovány s související výdaje.
Ve skutečnosti nelze výnosy vždy přímo spojit s konkrétním fixním aktivem. Místo toho je lze snadněji spojit s celým systémem výroby nebo se skupinou aktiv.
Účetní zápis pro odpisy může být jednoduchý záznam určený pro všechny typy dlouhodobého majetku, nebo může být rozdělen do samostatných záznamů pro každý typ dlouhodobého majetku.
Základním zápisem do deníku pro odpisy je odepsání z účtu výdajů na odpisy (který je uveden ve výkazu zisku a ztráty) a připsání na účet akumulovaných odpisů (který se v rozvaze zobrazuje jako protiúčet, který snižuje částku dlouhodobého majetku). Postupem času se akumulovaný odpisový zůstatek bude nadále zvyšovat, protože se k němu přidává více odpisů, dokud se nevyrovná původní pořizovací ceně aktiva. V té době zastavte zaznamenávání veškerých odpisových nákladů, protože náklady na aktivum byly nyní sníženy na nulu.
Například společnost ABC vypočítá, že by v aktuálním měsíci měla mít odpisy 25 000 USD. Záznam je:
