Nejjednodušší způsob, jak identifikovat zastaralý inventář bez počítačového systému, je ponechat značky počtu fyzických zásob na všech inventárních položkách po dokončení ročního fyzického počtu. Štítky nalepené na jakékoli položky použité během následujícího roku budou v době použití vyhozeny a do konce roku zůstanou označeny pouze nejstarší nepoužívané položky. Poté můžete projít skladiště a zjistit, zda by pro ně měla být vytvořena rezerva zastaralosti. Značky však mohou odpadnout nebo být ošizeny z inventářových položek, zejména pokud je v blízkých zásobnících vysoký provoz. Ačkoli tento problém sníží další nahrávání, je pravděpodobné, že v průběhu času dojde ke ztrátě značky.
Dokonce i základní počítačový systém sledování zásob pravděpodobně zaznamená poslední datum, kdy bylo ze skladu odebráno konkrétní číslo dílu pro výrobu nebo prodej. Pokud je to tak, je snadné použít program pro psaní zpráv k extrakci a třídění těchto informací. Výsledkem bude zpráva se seznamem veškerého inventáře, počínaje produkty s nejstarším „naposledy použitým“ datem. Seřazením sestavy s nejstarším posledním datem použití, které je uvedeno jako první, můžete snadno dospět k třídícímu seznamu položek vyžadujících další prozkoumání kvůli možnému zastarání. Tento přístup však neposkytuje dostatečný důkaz o tom, že položka nebude nikdy znovu použita, protože se může jednat o základní součást položky, která nebyla v určitém čase naplánována na výrobu, nebo o součást služby, u které je nízká poptávka.
Pokročilá verze zprávy „naposledy použité“ porovnává celkové výběry zásob s částkou, která je k dispozici, což samo o sobě může být dostatečnou informací k provedení kontroly zastaralosti. Uvádí také plánované použití, které vyžaduje informace ze systému plánování požadavků na materiál a které vás informuje o všech nadcházejících požadavcích na použití. Je také uvedena rozšířená cena pro každou položku, aby uživatelé přehledů měli určitou představu o odpisu, ke kterému může dojít, pokud je položka prohlášena za zastaralou.
Pokud počítačový systém obsahuje kusovník, existuje velká pravděpodobnost, že také vygeneruje zprávu „kde se používá“ se seznamem všech kusovníků, pro které se používá inventární položka. Pokud v sestavě u položky není uvedeno „kde se používá“, je pravděpodobné, že součást již není potřeba. Tato zpráva je nejúčinnější, pokud jsou kusovníky odstraněny z počítačového systému nebo deaktivovány, jakmile jsou výrobky staženy z trhu; to jasněji odhalí ty položky inventáře, které již nejsou potřeba.
Dalším přístupem k určení, zda je součást zastaralá, je kontrola objednávek technických změn. Tyto dokumenty ukazují, že tyto části jsou nahrazeny jinými, a také kdy je naplánováno provedení přechodu. Poté můžete prohledat databázi inventáře a zjistit, kolik vyměňovaných dílů je stále na skladě, které pak lze sečíst, čímž se získá další variace na množství zastaralého inventáře po ruce.
Posledním zdrojem informací je zastaralý přehled inventáře z předchozího období. Pracovníci účetního by měli tyto položky sledovat a informovat vedení o těch, u nichž neexistuje dispoziční činnost.
Aby některý z těchto kontrolních systémů fungoval, je nutné vytvořit zásady a postupy i průběžná plánovaná data kontroly. Tímto způsobem existuje velká pravděpodobnost, že se kontroly zastaralosti stanou běžnou součástí aktivit společnosti. Zvažte zejména politiku nařízenou představenstvem k provádění alespoň čtvrtletních přezkumů zastaralosti, což vedení dává příležitost vyhledat položky dříve, než budou příliš staré na to, aby byly zlikvidovány za rozumnou cenu. Další politika představenstva by měla stanovit, že vedení bude aktivně vyhledávat a likvidovat rozpracované nebo hotové výrobky s nepřijatelnou úrovní kvality. Tímto způsobem je zabráněno skladování zboží ve skladu.
Související kurzy
Účtování zásob
Jak auditovat inventář
Řízení zásob
