Pokud společnost obdrží každý den velké množství plateb od zákazníka, může být pro pokladníka docela obtížné včas uplatnit příjmy na otevřené pohledávky. Pokud ano, může dojít ke zpoždění vkladů. Proces žádosti o hotovost lze podstatně komprimovat pomocí automatické aplikace hotovosti.
Automatická aplikace v hotovosti vyžaduje, aby operátor schránky použil datový kanál k předání společnosti informace o rozpoznávání znaků magnetického inkoustu (MICR) z každého šeku obdrženého v schránce a také celkovou částku platby. Software pro hotovostní aplikace používá rozhodovací tabulku k rozhodnutí, jak tyto platby použít na otevřené pohledávky. Automatizovaný rozhodovací proces se obecně řídí těmito kroky:
- Přiřaďte číslo bankovního účtu uvedeného v informacích MICR každého šeku správnému zákazníkovi. Tím se přistupuje ke správnému záznamu zákazníka o otevřených pohledávkách.
- Přiřaďte platby pouze k fakturám, kde se částka platby přesně shoduje s částkou faktury.
- Ze zbývajících plateb přiřaďte hotovost pouze k fakturám, kde částka v hotovosti odpovídá přesné částce několika faktur, které jsou právě splatné k úhradě.
- K ruční kontrole zkontrolujte všechny zbývající platby.
Rozhodovací tabulka může obsahovat sofistikovanější pravidla, jako je použití hotovosti, pokud částky platby neobsahují prvky faktury na nákladech a / nebo na daň z obratu. Když společnost zkoumá platby vyhozené systémem, může postupně upravovat rozhodovací tabulku a zvyšovat počet automatických žádostí o hotovost. Vzhledem k rozmanitosti provedených odpočtů je však nepravděpodobné, že bude někdy možné zcela automatizovat proces žádosti o hotovost. Automatická aplikace hotovosti nicméně může výrazně zlepšit rychlost, s jakou se hotovost používá.
Jakmile jsou hotovostní aplikace provedeny, software tyto platby zaúčtuje do modulu příjmů hotovosti v účetním softwaru společnosti. Pokud je automatický hotovostní aplikační systém samostatnou aplikací, znamená to, že aktualizace musí být přeneseny do účetního softwaru prostřednictvím vlastního rozhraní.
