Vrácený vklad vzniká, když společnost vloží u své banky šek a banka odmítne vložit související částku hotovosti na bankovní účet společnosti. K tomu může dojít z následujících důvodů:
Banka, ve které byl šek původně vystaven, šek odmítá. K tomu dochází, když účet, na který byl šek vystaven, obsahuje méně nezatížené hotovosti, než je částka uvedená na šeku.
Na šeku je chyba, například chybějící podpis, datum, jméno příjemce platby nebo částka.
Šek byl vystaven v bance umístěné v jiné zemi, což obvykle vede k automatickému odmítnutí.
Kdykoli je vklad vrácen, banka jej nezahrnuje jako zdroj hotovosti na bankovním výpisu na konci měsíce, který zasílá společnosti. Pokud společnost již zaznamenala vklad na peněžním účtu ve svých vlastních záznamech (jak je tomu prakticky vždy před provedením bankovního vkladu), musí tento vklad vrátit do svých vlastních záznamů. V opačném případě bude účetní zůstatek hotovosti vyšší než bankovní zůstatek hotovosti, přičemž rozdílem bude částka vráceného vkladu.
Zrušení vkladu je obvykle řešeno prostřednictvím modulu příjmů hotovosti v účetním softwaru společnosti, který připsá peněžní účet na vrub a odepsá z účtu pohledávek (za předpokladu, že platby související s šekem byly za neuhrazené faktury splatné od zákazníků).
Kromě toho banka pravděpodobně bude účtovat poplatek za služby související s vráceným vkladem, i když tato částka může být zahrnuta do celkového poplatku za služby za měsíc. Společnost musí zaznamenat poplatek jako kredit na hotovostní účet a debet na účet výdajů.
Zaměstnanci sbírek by měli být informováni o všech vrácených šecích, aby mohli okamžitě kontaktovat související zákazníky, aby zajistili provedení náhradních plateb.
