Může být nesmírně obtížné získat od zákazníka platbu šekem, zvláště pokud prodejce chce okamžitou dodávku, která bude zákazníka stát poplatek za doručení přes noc. Alternativou je nechat zákazníka faxem nebo e-mailem naskenovat obrázek vyplněné a podepsané kontroly prodejci a poté postupujte podle těchto kroků:
- Získejte software pro tisk šeků, který je k dispozici od mnoha společností (vyhledejte „software pro kontrolu faxem“ na internetovém vyhledávači).
- Zadejte informace z šeku do softwaru.
- Vytiskněte šek pomocí bezpečnostního papíru pro šek, který lze získat v místním obchodě s kancelářskými potřebami. Používejte standardní inkoust do tiskárny, nikoli speciální inkoust pro rozpoznávání znaků magnetického inkoustu (MICR) používaný bankami. Software pro tisk šeků bude obsahovat následující text namísto řádku podpisu:
PODPIS NENÍ VYŽADOVÁN
Příjemce platby, aby vás neškodil při platbě tohoto dokumentu
Nepřítomnost potvrzení je zaručena bankou příjemce.
- Vložte šek do banky společnosti. To může vyžadovat ruční zpracování bankovním pokladníkem, protože šekové skenery banky na šeku nezjistí žádné kódování MICR.
- Ponechte si kopii faxového nebo e-mailového šeku jako důkaz, že zákazník autorizoval platbu.
Alternativou je získání požadovaných informací pro platbu šekem po telefonu, ale neposkytuje žádné důkazy o tom, že zákazník souhlasil s provedením platby. Také je snazší udělat chybu při psaní informací získaných telefonem. Tento přístup se proto nedoporučuje.
Ještě další možností je zaslat zákazníkovi formulář k vyplnění, který obsahuje všechny informace, které se běžně nacházejí na šeku, a také řádek s autorizačním podpisem. To by mělo být doprovázeno neplatnou kontrolou, aby prodejce mohl odkazovat na číslo šeku.
Konečným výsledkem tohoto procesu je úplné vyloučení float pošty z procesu shromažďování. Tento přístup je časově náročný, ale není pro zákazníka nijak nákladný, pro něhož může být atraktivní alternativou ve srovnání s platbou za doručení přes noc.
Pokud se rozhodnete použít tento přístup ke shromažďování finančních prostředků, nezapomeňte plně dokumentovat provedené kroky a autorizaci danou zákazníkem, abyste měli k dispozici důkaz, pokud zákazník někdy platbu zpochybní.
