V procesu splatnosti účtů je třeba se co nejvíce vyhnout schválení. Čekání na schválení faktury manažerem je spojeno se značným zúžením, proto použijte co nejvíce dalších alternativ. Například:
Použijte nákupní objednávku jako schválení. Pokud nákupní oddělení již vystavilo nákupní objednávku, pak by samotná nákupní objednávka měla být dostatečným důkazem, že lze zaplatit fakturu.
Eliminujte schválení pro malé částky. Stanovte prahovou částku na faktuře, pod kterou není třeba schválení.
Použijte negativní schválení. Zašlete kopii faktury schvalovateli s pokyny, jak odpovědět, pouze pokud nastane problém s fakturou. Zaměstnanci odpovědní za závazky budou předpokládat, že všechny ostatní faktury byly standardně schváleny.
Získejte schválení osobně. Pokud je absolutně nutné získat souhlas, nechte účetní doručit fakturu, odpovědět na všechny otázky kladené schvalovatelem a přivést zpět podepsanou fakturu. Je to časově náročné, ale zajišťuje to, že faktury budou vráceny včas.
