Hlavní kniha je soubor složený z účtů používaných k záznamu obchodních transakcí organizace. Hlavní kniha má specificky definovanou šablonu, která se používá k uspořádání nesčetných transakcí, které mohou být uloženy v souboru. Šablona se může trochu lišit podle účetního softwarového balíčku, ale obvykle obsahuje následující pole:
Číslo účtu. Toto je primární označení účtu. Existuje řada možných konfigurací čísel účtů, například dvě číslice pro kód společnosti, dvě další číslice pro kód oddělení v každé společnosti a další tři číslice pro konkrétní aktivum, závazek, vlastní kapitál, výnos nebo výdajovou položku v každé z nich. oddělení.
Jméno účtu. Toto je název každého účtu. Obvykle je nastaven v samostatném souboru a automaticky se zobrazí v hlavní knize, když je zadáno číslo účtu.
Debet. Toto je pole, do kterého se provádí debetní část záznamu.
Kredit. Toto je pole, do kterého se provádí kreditní část záznamu.
Číslo transakce. Číslo transakce se zadává jako součást každé transakce, případně také s identifikátorem, který popisuje typ zaznamenávané aktivity. Například číslu transakce zápisu do deníku může předcházet „JE“, zatímco peněžnímu příjmu zadanému prostřednictvím systému peněžních příjmů může předcházet „CR“.
Součty. Ve spodní části podrobností každého účtu je řádek součtu, který uvádí celkový debet a celkový kredit k datu hlavní knihy. Vpravo od ostatních polí hlavní knihy může být také vypočítaný průběžný součet s uvedením konečného zůstatku účtu ke každé transakci.
Většina obecných knih také umožňuje zadávání rozpočtových informací. Tyto informace mohou být uloženy v samostatném souboru a objeví se ve finančních výkazech, pouze pokud jsou ve výkazech použity rozpočet ve srovnání se skutečným formátem.
