Měkké zavření je definováno jako zavírání knih pomocí zkrácené procedury zavírání. Pomocí tzv. Soft close může účetní oddělení velmi rychle vystavovat finanční výkazy a poté se vrátit ke svým běžným každodenním činnostem. Tato vylepšená rychlost zavírání je nákladná, protože přesnost účetní závěrky je snížena o různé přírůstky výnosů a nákladů, které jsou obvykle zahrnuty v komplexnějším uzavření. To znamená, že výsledky hlášené měkkým zavřením mohou být věcně nepřesné. Nebo mohou mít z měsíce na měsíc variabilnější výsledky, protože časové rozlišení se nepoužívá k vyhlazení vykázaných výsledků za více vykazovaných období.
Snížená úroveň přesnosti činí soft close nepraktickým pro revidované nebo auditované finanční výkazy, které čtou cizí osoby. Může však být naprosto přijatelné použít tzv. Soft close pro interní reporting managementu, kde celková přesnost není zcela nutná. Rozumným kompromisem je tedy použít důkladnější závěrečný proces, kdykoli je pro použití outsiderů (například na konci roku) zapotřebí úplná sada finančních výkazů, a soft close pro všechny ostatní měsíce.
Nejpřísněji jsou zkoumány finanční výkazy veřejně vlastněné společnosti, které jsou na konci tří čtvrtletí přezkoumány a na konci roku jsou provedeny úplné audity. To znamená, že po dobu dalších osmi měsíců roku lze stále používat soft close. I veřejná obchodní společnost tedy může využít měkké uzavření dvou třetin času.
Kroky, které se během měkkého zavírání běžně přeskakují, zahrnují:
Časové rozlišení výnosů
Časové rozlišení výdajů
Eliminace mezi společnostmi
Alokace režijních nákladů
Počty fyzické inventury
Odsouhlasení účtu
Rezervovat aktualizace účtu
Klíčové zbývající kroky, které jsou pro měkké uzavření stále potřeba, jsou:
Fakturace zákazníků
Časové rozlišení provize
Vyšetřování nesrovnalostí inventáře (pokud je zůstatek inventáře velký)
Kontrola chyb v účetní závěrce
Pokud jsou výsledky firmy obzvláště náchylné na jakoukoli položku, která byla odstraněna z kontrolního seznamu pro zavírání, pak ji ve všech ohledech přidejte zpět. Například pokud je nárůst mezd velký, zvažte jeho výpočet a nárůst každý měsíc , bez ohledu na typ uzávěrky, kterou organizace používá. To vyžaduje více času, ale výsledkem jsou přesnější finanční výkazy.
