K určení, která aktiva budou zahrnuta do rozvahy, jsou nutná kritéria pro rozpoznávání aktiv. Když je proveden výdaj, může být uznán jako náklad nebo aktivum, přičemž výchozím předpokladem je uznání jako výdaj. Většina výdajů bude uznána najednou jako výdaje, protože odrážejí okamžitou spotřebu podkladových výdajů. Například výdaj za kancelářské potřeby se účtuje do nákladů v okamžiku jejich vzniku.
Ve sníženém počtu případů je možné místo toho uznat výdaj jako aktivum, a tím odložit jeho uznání jako výdaj. Primárním kritériem pro uznání aktiv je, že výdaje povedou k ekonomickým výhodám plynoucím vlastníkovi v budoucích účetních obdobích. Aktivum je poté účtováno do nákladů během očekávaného počtu období, během nichž budou realizovány ekonomické výhody. Jedinou výjimkou je pozemkové aktivum, o kterém se předpokládá, že má neomezenou životnost - půda zůstává aktivem na neurčito.
Například společnost koupí stroj na výrobu widgetů za 100 000 $ a očekává, že stroj bude používat po dalších pět let. Na základě těchto informací se počáteční výdaje zaúčtují jako aktivum, které se poté v očekávaném pětiletém období účtuje do nákladů pomocí nějakého typu odpisové metody.
Dalším kritériem použitým pro rozpoznání aktiva je, že musí existovat objektivní způsob měření aktiva. Například kupní cena stálého aktiva je objektivním měřením, protože kupující vynakládá určitou částku finančních prostředků. Nelze však objektivně měřit interně generované nehmotné aktivum, jako je hodnota vztahů se zákazníky. Vzhledem k obtížnosti oceňování tedy tento typ aktiv nelze uznat jako aktivum (pokud se netýká akvizice, v takovém případě je část kupní ceny přidělena nehmotným aktivům nabývaného podniku).
Ještě dalším kritériem pro uznání aktiv je významnost výdajů. Sledování majetku je časově náročné a je tedy třeba se mu z administrativního hlediska vyhnout. Podnik obvykle stanoví prahovou hodnotu, pod níž jsou všechny výdaje účtovány do nákladů, aby se snížil počet jeho záznamů o aktivech. Například společnost stanoví svůj limit na 2500 $, což znamená, že všechny zakoupené notebooky jsou účtovány do nákladů, přestože v příštích několika letech budou jasně poskytovat výhody.
