Finance

Bezpapírové účetní koncepty

Bezpapírové účetnictví zahrnuje zpracování transakcí, které je zcela elektronické a v žádném obchodním procesu není zahrnut žádný papír. Záměrem je zefektivnit procesy, snížit míru chyb transakcí a eliminovat ukládání dokumentů. Ve většině organizací se však jedná spíše o koncept než o realitu. Místo toho mají společnosti tendenci postupovat obecným směrem bezpapírového provozu v průběhu času implementací řady bezpapírových vylepšení stávajících systémů. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je outsourcing některých procesů třetím stranám, které navrhly bezpapírová řešení. Například:

  • Hlášení výdajů. Jednou z nejpopulárnějších možností bezpapírového zpracování je nechat si zaměstnance přihlásit na web, který se specializuje na náhradu výdajů. Podle potřeby zadávají informace o výkazu výdajů, přeposílají elektronické verze svých stvrzenek, pokud o to systém požádá, a platí je ACH. Do společnosti se nikdy nedostanou žádné papírování.

  • Lockbox. Zákazníci mohou zasílat platby šekem do schránky, kterou provozuje banka společnosti. Banka skenuje šeky a zveřejňuje tyto informace na zabezpečeném webu, na který každý den přistupuje pokladník společnosti, aby získal údaje o platbě.

  • Výplatní páska. Zaměstnanci mohou zadat svůj odpracovaný čas prostřednictvím online portálu, po kterém dodavatel zpracuje mzdy a vystaví zaměstnancům platbu ACH.

  • Závazky. Zaměstnanci závazků mohou zadávat závazky na web ovládaný bankou, určit, které položky mají být zaplaceny, a nechat banku vystavit platby ACH.

Je také možné mít bezpapírové účetnictví s interními procesy, i když to je obvykle možné pouze v případě, že je zaveden celopodnikový systém. Pokud ano, lze transakce zahájit v jiných odděleních a systém automaticky upozorní účetní zaměstnance, že je třeba podniknout určité kroky. Například přepravní oddělení odesílá zboží a software upozorní fakturačního úředníka na vystavení faktury; fakturačnímu úředníkovi se neposílá žádné oznámení o přepravě v papírové podobě.

Je také možné se do určité míry zapojit do bezpapírového účetnictví skenováním dokumentů do on-line databáze, která je poté propojena s konkrétními transakcemi v účetním systému. Skenování však může vyžadovat značné množství práce a původní dokumenty mohou být stále uchovány. V důsledku toho digitalizace stávajících dokumentů ve skutečnosti neřeší základní koncepci bezpapírového účetnictví, která spočívá v tom, že nebudou mít žádné dokumenty.