Finance

Problémy s používáním drobné pokladny

Drobná pokladna je schránka, ve které jsou uloženy drobné bankovky, mince a účtenky. Drobné pokladny se běžně používají z následujících důvodů:

  • Jsou speciálně konstruovány s různými oddíly pro bankovky, mince a účtenky.

  • Obvykle mají zabudované zámky.

  • Mohou být snadno uloženy ve firemním trezoru i mimo pracovní dobu.

  • Mohou být snadno přesunuty k jinému uschovateli drobné hotovosti, protože jsou tak přenosní.

  • Jsou dobře organizovaní pro audity drobných peněz.

Navzdory těmto vymoženostem existuje několik problémů s drobnými pokladnami, které jsou následující:

  • Podléhá krádeži. Drobná pokladna, která je přenosná, může být snadno ukradena. Tento problém lze zmírnit udržováním krabice v uzamčené zásuvce s kontaktním spínačem pod krabicí. Pokud je schránka zvednutá, spínač je uvolněn a spustí alarm.

  • Slabý zámek. Zámek na drobné pokladně je levný a snadno se rozbije. Jedinou kompenzační formou zabezpečení je také uzamčení krabice v robustnější skříni, zásuvce nebo trezoru.

  • Více klíčů. K zámku na krabici obvykle existuje záložní klíč, což znamená, že v kanceláři jsou kdykoli dva klíče, které lze potenciálně použít k podvodnému otevření krabice. Záložní klíč by měl být uložen ve firemním trezoru.

  • Snadnost přístupu. Krabice je obvykle odemčena během pracovní doby, takže z ní může kdokoli snadno vybrat hotovost. Standardní zásada by měla zajistit, že je schránka uzamčena, když se nepoužívá.

Lehkost a přenosnost drobné pokladny v podstatě vytvářejí inherentní bezpečnostní problémy. Dobrým způsobem, jak tyto problémy zmírnit, je zavést firemní politiku vyplácení drobných hotovostí pouze za mimořádných okolností, přičemž všechny ostatní náhrady jsou prováděny prostřednictvím šeků na splatné účty nebo s počátečními platbami prováděnými kreditními kartami společnosti. Jakmile objem poptávky po drobné hotovosti poklesne, lze pokladní skříňku trvale uložit ve firemním trezoru a vyjmout pouze na krátkou dobu, aby bylo možné vyřídit vzácné žádosti o drobné hotovosti.