Hlavní kniha obsahuje souhrn každé zaznamenané transakce, zatímco hlavní deník obsahuje původní položky pro většinu transakcí s malým objemem. Když dojde k účetní transakci, je nejprve zaznamenána v účetním systému do deníku. Může existovat několik deníků, které jsou navrženy tak, aby obsahovaly speciální typy transakcí (například pro pokladní příjmy, výplaty hotovosti nebo prodeje) nebo pro všechny ostatní typy transakcí. Tyto další transakce se zaznamenávají do obecného deníku. Příklady záznamů do obecného deníku jsou prodej aktiv, odpisy, úrokové výnosy, úrokové náklady a prodej dluhopisů nebo akcií společnosti investorům.
Obecný deník je tedy obecným místem pro počáteční zadání určitých transakcí, které se nevyskytují v dostatečných objemech, aby si zasloužily záznam ve specializovaném deníku. Tyto transakce se zaznamenávají v chronologickém pořadí, což z obecného deníku činí vynikající místo pro zkoumání účetních transakcí podle data.
Hlavní kniha obsahuje souhrn na úrovni účtu každé transakce, do které se podnik zapojil. Tyto informace pocházejí z různých časopisů v agregované formě, v položkách na souhrnné úrovni. Informace v hlavní knize se poté agregují dále do předběžného zůstatku, ze kterého se sestavuje účetní závěrka.
Obecný deník je tedy místem, kde se nejprve zaznamenají transakce, které se neukládají do deníku specifického pro daný předmět, zatímco hlavní kniha ukládá informace na úrovni souhrnu z každého z deníků. To znamená, že obecný deník obsahuje větší množství podrobných účetních informací než hlavní kniha, která dále obsahuje podrobnější informace než účetní závěrka.
Používání časopisů od nástupu počítačových účetních systémů pokleslo. Mnoho menších účetních softwarových systémů ukládá všechny informace o transakcích přímo do hlavní knihy, přičemž odpadají všechny různé typy deníků, včetně hlavního deníku.
