Hlavní kniha je hlavní sada účtů, která shrnuje všechny transakce, ke kterým dochází v rámci entity. Může existovat podpůrná sada knih, které shrnují do hlavní knihy. Hlavní kniha se zase používá k agregaci informací do finančních výkazů podniku; lze to provést automaticky pomocí účetního softwaru nebo ručně sestavit finanční výkazy z informací ve zprávě o předběžném zůstatku (což je souhrn konečných zůstatků v hlavní knize).
Hlavní kniha obsahuje záznam debetu a kreditu pro každou transakci zaznamenanou v ní, takže součet všech debetních zůstatků v hlavní knize by měl vždy odpovídat součtu všech kreditních zůstatků. Pokud se neshodují, říká se, že je hlavní kniha nevyvážený, a musí být opraveny, než z ní bude možné sestavit spolehlivou účetní závěrku.
Hlavní kniha se skládá ze všech jednotlivých účtů potřebných k záznamu aktiv, pasiv, vlastního kapitálu, výnosů, výdajů, zisků a ztrát transakcí podniku. Ve většině případů se podrobné transakce zaznamenávají přímo do těchto účtů hlavní knihy. V některých případech, kdy by objem transakcí přemohl vedení záznamů v hlavní knize, jsou transakce odsunuty do dceřiné knihy, z níž se na kontrolní účet v hlavní knize zaznamenávají pouze součty účtů. V druhém případě se musí osoba, která zkoumá problém v účetní závěrce, vrátit zpět do hlavní knihy dceřiné společnosti, aby našla informace o původní transakci. Hlavní kniha je obvykle vytištěna a uložena v knize na konci roku organizace, která slouží jako roční archiv jejích obchodních transakcí.
Účty hlavní knihy jsou přiřazeny jedinečné identifikační čísla účtů. Tato čísla se mohou pohybovat od jednoduchého třímístného kódu po složitější verzi, která identifikuje jednotlivá oddělení a pobočky. Čísla účtů v hlavní knize jsou obvykle konfigurována tak, že všechny účty shrnuté do rozvahy jsou uvedeny před všemi účty shrnutými do výkazu zisku a ztráty.
Podobné podmínky
Hlavní kniha je také známá jako kniha posledního zápisu.
