Hlavní soubor dodavatele je úložištěm značného množství informací o dodavatelích společnosti, které se používají k platbám dodavatelských faktur a vydávání objednávek. Pokud má podnik i relativně malý počet dodavatelů, do hlavního souboru dodavatele se postupně vkradne značný počet chyb. Zde je několik navrhovaných způsobů čištění souboru:
Pravidelně tiskněte sestavu pro každého dodavatele, která zobrazuje všechna pole používaná v hlavním souboru dodavatele. Naskenujte v sestavě chybějící informace v důležitějších polích, jako jsou daňové kódy a identifikační čísla daňových poplatníků (DIČ).
Vytiskněte seznam dodavatelů seřazených podle názvu a vyhledejte duplicitní názvy, které označují přítomnost duplicitních záznamů. Určete, které z těchto záznamů chcete archivovat, a označte je, aby již nebyly použity.
Vytiskněte zprávu, která zobrazuje platby dodavatelům za poslední dva roky. Pokud během tohoto časového období nedošlo k žádné aktivitě, označte související hlavní soubory dodavatele jako archivované.
Porovnejte zaznamenaná identifikační čísla daňových poplatníků nejnovějších dodavatelů s programem shody TIN na webu IRS a ověřte správnost zaznamenaných čísel. Aktualizujte všechny nesprávné informace.
