Nákupní žádost je formulář vyplněný zaměstnancem, který požaduje, aby nákupní oddělení získalo určité zboží nebo služby. Formulář obsahuje informace o povaze a množství položek, které mají být získány, a kdy jsou potřebné. V některých organizacích musí vedoucí oddělení také podepsat nákupní požadavky vytvářené jeho zaměstnanci, aby označil, že byly autorizovány. Tímto způsobem se může společnost vyhnout zbytečným nákupům. Formulář je poté odeslán do nákupního oddělení, které získá požadované položky; to se provádí pomocí nákupní objednávky, což je právně závazný dokument zaslaný příslušnému dodavateli.
Požadavky na objednávku se nepoužívají k objednávání surovin pro výrobní proces. Místo toho povolení k nákupu těchto položek pochází ze systému správy materiálů, který odvozuje částku, která má být zakoupena, porovnáním harmonogramu výroby s částkami po ruce, aby se určil požadovaný čistý zůstatek. Produkční systém tedy potřebuje automatizovanější přístup než náhodnější objednávání podle oddělení, které je obvykle směrováno prostřednictvím požadavku na nákup.
