Záznam platby kreditní kartou zahrnuje podrobné zadání informací z výpisu z kreditní karty do účetního systému společnosti. Když zpracovatel kreditní karty předloží společnosti výpis z kreditní karty, společnosti se v zásadě předkládá velká faktura, která obsahuje mnoho řádkových položek pro širokou škálu nákupů. Vzhledem k tomu, že obsah prohlášení může být tak různorodý, je obtížné přiřadit k účtu jeden výchozí kód poplatku (jak je tomu u většiny ostatních dodavatelů, kteří mají tendenci být spojováni s malým rozsahem nákupů). Místo toho musí zaměstnanci zadávání údajů o závazcích projít každým z těchto výpisů a ručně přiřadit kódy poplatků každé řádkové položce podle typu výdajů. Alternativou je předat tyto výpisy uživatelům karet a nechat je vyplnit požadované informace, i když tento přístup má sklon zpozdit zpracování plateb.
Pracovníkům odpovědným za účty může být dodán standardní seznam účtů, ke kterým jsou přiřazeny účtované položky, protože u položek zakoupených kreditní kartou je spravedlivá pravidelnost. Příklady běžně nakupovaných položek jsou:
Cestování a zábava
Kancelářské potřeby
Náklady na prodané zboží
Předplatné
Kompenzace vstupu výdajů u kterékoli z předchozích položek je účet závazků.
Jakmile je zaznamenán v systému závazků, je nakonec provedena šeková platba ve výši uvedené na výpisu z kreditní karty (plus nebo minus jakékoli úpravy), kde je debet na účet splatných účtů a kredit na hotovostní účet. Doporučení k úhradě je poté z výpisu odebráno, připojeno k šeku a odesláno poštou zpracovateli kreditní karty. Pracovníci odpovědní za účty poté připojí šekovou kopii ke zbývající části výpisu z karty a zařadí ji podle měsíce.
Zde uvedený proces účtování o kreditní kartě je nutné opakovat přesně každý měsíc. Jinak může i jediný výpis z karty obsahovat tak velké výdaje, že nesprávné zpracování by mohlo významně ovlivnit finanční výsledky organizace.
