S nepříznivými odchylkami se setkáváme, když organizace porovnává své skutečné výsledky s rozpočtem nebo standardem. Odchylka se může vztahovat buď na výnosy, nebo na výdaje a je definována jako:
Nepříznivá odchylka výnosů. Když je výše skutečných příjmů méně než standardní nebo rozpočtovaná částka. Skutečné výnosy ve výši 400 000 USD oproti rozpočtu ve výši 450 000 USD se tedy rovnají nepříznivému rozpětí výnosů ve výši 50 000 USD.
Nepříznivá odchylka výdajů. Když je výše skutečných výdajů větší než standardní nebo rozpočtovaná částka. Skutečné výdaje ve výši 250 000 USD se oproti rozpočtu 200 000 USD rovnají nepříznivému rozptylu výdajů ve výši 50 000 USD.
Záměrem nepříznivé odchylky je obecně upozornit na potenciální problém, který může negativně ovlivnit zisky, a ten je poté napraven. Ve skutečnosti koncept nefunguje tak dobře. Problém je v tom, že ve srovnání se standardní nebo rozpočtovanou částkou existuje pouze nepříznivá odchylka a že základní částky může být nemožné nebo přinejmenším velmi obtížné dosáhnout. Například:
Rozdíl v kupní ceně. Nákupní personál stanoví standardní výkupní cenu za widget ve výši 2,00 $ za jednotku, které může dosáhnout pouze v případě, že společnost nakupuje v objemech 10 000 jednotek. Samostatná iniciativa ke snížení úrovní zásob vyžaduje nákupy v množství 1 000 jednotek. Při nižší úrovni hlasitosti může společnost nakupovat pouze widgety za 3,00 $ za jednotku. Nepříznivou odchylku kupní ceny 1,00 USD za jednotku tedy nelze opravit, pokud bude pokračovat iniciativa na snížení zásob.
Rozptyl efektivity práce. Společnost, která pracuje s dlouhými výrobními cykly, stanoví nízké mzdové náklady na vyrobenou jednotku. V polovině roku přechází na tažný výrobní systém, kde se jednotky vyrábějí pouze na objednávku zákazníka. Celkově společnost zaznamenává obrovský pokles nákladů, i když existuje velká nepříznivá odchylka v efektivitě práce, která je způsobena zaměstnanci pracujícími na menším počtu jednotek.
Než dojde k závěru, že skutečně existuje problém, je tedy nutné přezkoumat základní důvody nepříznivé odchylky. Nejlepším indikátorem nepříznivé odchylky, která vyžaduje nápravu, je obvykle situace, kdy je základní úrovní historická výkonnost, spíše než libovolný standard.
Koncept nepříznivého rozptylu se používá při hlášení výjimek, kdy manažeři chtějí vidět pouze ty nepříznivé odchylky, které překračují určitou minimální částku (například alespoň 10% základní hodnoty a více než 25 000 USD). Pokud nepříznivá odchylka přesáhne minimum, pak se ohlásí manažerům, kteří pak přijmou opatření k nápravě jakéhokoli problému, který může být příčinou.
Koncept nepříznivých odchylek je zvláště užitečný v těch organizacích, které přísně dodržují rozpočet. V těchto společnostech finanční analytik vykazuje odchylky, které jsou nepříznivé ve vztahu k rozpočtu. Manažeři jsou pak zodpovědní za uvedení odchylky zpět do souladu s rozpočtem.
Naopak, pokud vedení nebude důsledně prosazovat dodržování rozpočtových očekávání, pak hlášení nepříznivých odchylek nemusí spustit žádnou akci. To je obzvláště pravděpodobné, když je rozpočet používán pouze jako obecný vodítko.
