Zálohovým fondem je malé množství hotovosti, které je vyčleněno pro použití při placení vedlejších výdajů. Fond je obvykle uložen v krabici nebo zásuvce a je řízen správcem, který má oprávnění provádět platby. Po provedení platby rozdá depozitář hotovost a nahradí ji poukazem, který uvádí účel platby. Když je částka hotovosti ve fondu vyčerpána na nízkou úroveň, je jí z centrálního účetního systému společnosti předána další hotovost a poukázky jsou použity k přípravě zápisu do deníku, který účtuje výplaty do výdajů.
