Položka je kapitalizována, pokud je zaznamenána jako aktivum, nikoli jako náklad. To znamená, že výdaje se objeví spíše v rozvaze než ve výkazu zisku a ztráty. Za normálních okolností byste výdaje kapitalizovali, pokud splňují obě tato kritéria:
Překračuje limit kapitalizace. Společnosti stanovily limit kapitalizace, pod kterým se výdaje považují za příliš nevýznamné na to, aby bylo možné je kapitalizovat a také dlouhodobě udržovat v účetních záznamech. Běžný limit použití velkých písmen je 1 000 $. Pro koncept kapitalizace platí zásada významnosti.
Má životnost nejméně jeden rok. Pokud se od výdajů očekává, že společnosti pomohou generovat výnosy po delší dobu, měli byste je zaznamenat jako aktivum a poté je odepisovat po dobu jejich životnosti, což je v souladu s principem párování.
Zde je několik příkladů pro ilustraci konceptu:
Společnost platí za notebook 500 USD. Životnost počítače je tři roky, ale nesplňuje limit kapitalizace společnosti ve výši 1 000 USD, takže jej správce účtuje do nákladů v aktuálním období.
Společnost platí 2 000 $ za údržbu stroje. Platba překračuje limit kapitalizace společnosti, ale nemá žádnou životnost, takže si ji správce účtuje do nákladů v aktuálním období.
Společnost platí za router 3 000 $. Směrovač má životnost čtyři roky a překračuje limit kapitalizace společnosti ve výši 1 000 USD, takže jej správce zaznamená jako dlouhodobý majetek a začne jej odepisovat po celou dobu své životnosti.
Pokud má aktivum dobu použitelnosti jen několik měsíců, může být efektivnější jej jednoduše zaznamenat jako předplacený náklad (krátkodobý aktivum) a poté jej účtovat rovnoměrným tempem po celou dobu životnosti.
