Systém kalkulace úloh zahrnuje proces shromažďování informací o nákladech spojených s konkrétní produkční nebo servisní úlohou. Tyto informace mohou být požadovány za účelem předání informací o nákladech zákazníkovi na základě smlouvy, kde jsou náklady hrazeny. Tyto informace jsou také užitečné pro stanovení přesnosti systému odhadů společnosti, který by měl být schopen kótovat ceny, které umožňují přiměřený zisk. Tyto informace lze také použít k přiřazení inventarizovatelných nákladů k vyrobenému zboží.
Systém výpočtu nákladů na práci musí shromažďovat následující tři typy informací:
Přímé materiály. Systém kalkulace nákladů na práci musí být schopen sledovat náklady na materiály, které se používají nebo sešrotují v průběhu zakázky. Pokud tedy podnik vyrábí stroj na zakázku, musí se náklady na plech použitý při stavbě kumulovat a účtovat danému úkolu. Systém může tyto náklady sestavit pomocí ručního sledování materiálů na kalkulačních listech nebo lze informace účtovat pomocí on-line terminálů ve skladové a výrobní oblasti. Materiály jsou obvykle sestaveny pro úlohu ve skladu a jsou účtovány konkrétní úloze v té době. Pokud se jakýkoli zbývající materiál později vrátí do skladu, jeho cena se poté odečte od úlohy a vrátí se do skladu.
Přímá práce. Systém výpočtu nákladů na práci musí sledovat náklady na práci použitou na práci. Pokud práce souvisí se službami, přímá práce může zahrnovat téměř všechny náklady na práci. Přímá práce se obvykle přiřazuje k úkolu s časovou kartou (pomocí děrovacích hodin), časovým rozvrhem (kde se odpracované hodiny zaznamenávají ručně) nebo s aplikací časových hodin v síti v počítači. Tyto informace lze také zaznamenat na chytrý telefon nebo přes internet. Ve všech případech musí uživatel úlohu správně identifikovat, aby bylo možné informace o nákladech použít na správnou úlohu.
Režie. Systém kalkulace nákladů přiřazuje režijní náklady (například odpisy výrobního zařízení a nájemné budovy) jednomu nebo více nákladovým fondům. Na konci každého účetního období je celková částka v každé skupině nákladů přiřazena různým otevřeným úlohám na základě některé metodiky alokace, která se důsledně používá.
V praxi bude možná muset být systém kalkulace nákladů přizpůsoben požadavkům zákazníka. Někteří zákazníci umožňují účtovat za svá pracovní místa pouze určité náklady. To je nejběžnější v situacích s úhradou nákladů, kdy se zákazník smluvně zavázal společnosti uhradit všechny náklady účtované za konkrétní práci. V důsledku toho může systém kalkulace úloh obsahovat velké množství specializovaných pravidel, která nejsou široce použitelná pro všechny úlohy, pro které kompiluje informace.
Jakmile je úloha dokončena, musí být v systému kalkulace úloh nastaven příznak, který ji ukončí. Jinak existuje velká pravděpodobnost, že si zaměstnanci za to budou i nadále účtovat čas a že na konci každého následujícího měsíce bude i nadále přitahovat přidělený režijní poplatek.
Dokud je úloha ve výstavbě, kompilovaná cena se zaznamená jako inventární aktivum. Jakmile je úloha účtována zákazníkovi (nebo odepsána), náklady se přesunou na účet nákladů na prodané zboží. Tento přístup zajišťuje, že výnosy jsou spojeny s výdaji ve stejném časovém období. Auditoři společnosti se mohou pokusit ověřit, jak dobře funguje systém kalkulace nákladů, aby zjistili, zda se mohou spolehnout na jeho schopnost sestavit náklady na položky zásob a také účtovat náklady na náklady ve správném vykazovaném období.
Příklad kalkulace úlohy
ABC Corporation zahajuje zakázku 1001. V prvním měsíci provozu se v zakázce hromadí 10 000 USD přímých nákladů na materiál, 4 500 USD přímých nákladů na pracovní sílu a je jí přiděleno 2 000 USD režijních nákladů. Na konci měsíce tedy systém shromáždil celkem 16 500 USD za úlohu 1001. Tyto náklady jsou dočasně uloženy jako inventární aktivum. ABC poté dokončí práci a vyúčtuje zákazníkovi. V té době je 16 500 USD převedeno z inventáře a do nákladů na prodané zboží.
