Zaměstnanci inkasa mohou vyřídit enormní počet faktur po splatnosti. Pokud je to tak, správce inkasa potřebuje postup pro standardizované jednání se zákazníky, aby vyřešil problémy s platbami. Podrobný postup sběru je uveden níže. Tok procesu, který je zde uveden, pouze obecně představuje fáze interakce se zákazníkem. Tyto kroky mohou být zamíchány, doplněny nebo odstraněny v závislosti na stavu platby každé faktury. Kroky jsou:
Přiřadit faktury po splatnosti (volitelně). Když se faktura stane splatnou k zaplacení, přiřaďte ji inkasnímu úředníkovi pro inkasní aktivity.
Ověřte povolené odpočty (volitelné). Zákazník může podle marketingového plánu společnosti odeslat formulář s podrobnými údaji o nároku na odpočet. Pokud ano, ověřte reklamaci u marketingového manažera a porovnejte ji s odpočty provedenými zákazníkem. Pokud lze odpočet vysledovat k povolenému odpočtu, odešlete formulář pro schválení dobropisu k vyrovnání částky odpočtu.
Vydávejte upomínkové dopisy. Pomocí účetního softwaru můžete tisknout upomínkové dopisy ve stanovených intervalech, přičemž každý z nich upozorňuje zákazníky na faktury po splatnosti. Zkontrolujte dopisy a extrahujte všechny, pro které již probíhají další aktivity shromažďování. Pošlete poštou nebo e-mailem další upomínkové dopisy zákazníkům.
Navažte přímý kontakt. Pokud stále existují faktury po lhůtě splatnosti, zavolejte zákazníkům a prodiskutujte důvody nedostatečné platby. Po každém hovoru zaznamenejte podrobnosti hovoru, včetně data, kontaktované osoby, důvodů opožděné platby a příslibů platby.
Vypořádání platebních dohod (volitelné). Pokud je nutné přijmout delší platební období, zdokumentujte podmínky plateb, které mají být provedeny, a případné úroky, které mají být zaplaceny, a veškeré osobní záruky platby.
Upravit úvěrový limit (volitelně). V tomto okamžiku by pracovníci inkasa měli mít dostatečné informace o finanční situaci zákazníka, aby mohli úvěrovým zaměstnancům doporučit, pokud je v pořádku snížení nebo ukončení úvěrového limitu zákazníka. Pracovník odpovědný za úvěr je odpovědný za změnu úvěrového limitu - pracovník inkasa poskytuje pouze informace.
Monitorování plateb v rámci dohod o vypořádání (volitelné). Pokud existují speciální platební plány, porovnejte naplánovaná data plateb s daty, kdy jsou platby skutečně přijaty, a kontaktujte zákazníky, jakmile se zdá, že plánované datum platby zmeškají. Tato úroveň monitorování je nutná, aby zákazníci nezdržovali platby.
Obraťte se na sběrnou agenturu. Jakmile se pokusíte o všechny ostatní interní inkasní techniky, přesuňte faktury na inkasní agenturu. V tomto okamžiku by měl být zákazník určitě zařazen na seznam pozastavených úvěrů.
Žalovat zákazníka (volitelně). Pokud všechny ostatní alternativy selhaly, obraťte se na právní pracovníky společnosti, abyste zjistili, zda má společnost dostatečné spory proti zákazníkovi, aby proti ní mohla vynést soudní rozhodnutí. Zákazník by také měl mít k dispozici dostatek aktiv, aby mohl zaplatit jakýkoli rozsudek proti němu. Pokud se tyto problémy jeví jako příznivé, pověřte právní pracovníky, aby zahájili soudní řízení.
Odepište zbývající zůstatek. Pokud selhaly všechny techniky inkasa, vyplňte formulář pro schválení dobropisu ve výši odepsané faktury.
Chovat se po smrti. Pokud v systémech společnosti došlo ke konkrétnímu problému, který způsobil vznik nedobytného dluhu, svolejte schůzku s lidmi, kteří s problémem nejvíce souvisí, a projednejte řešení. Přiřaďte odpovědnost za položky akce, zdokumentujte schůzku a podle potřeby naplánujte následné schůzky.
Je pravděpodobnější, že nastínený postup sběru bude používán novými pracovníky sběru. Zkušenějším zaměstnancům by mělo být umožněno odlišovat své činnosti od tohoto seznamu na základě jejich názorů na nejlepší způsob sběru od určitých zákazníků.
