Debety a kredity jsou protilehlé strany záznamu v účetním deníku. Používají se ke změně konečných zůstatků na účtech hlavní knihy. Pravidla pro používání debetů a kreditů v zápisu do deníku jsou následující:
Pravidlo 1: Všechny účty, které běžně obsahují debetní zůstatek, se zvýší, když se k nim přidá debet (levý sloupec), a sníží se, když se k nim přidá kredit (pravý sloupec). Typy účtů, na které se toto pravidlo vztahuje, jsou výdaje, aktiva a dividendy.
Pravidlo 2: Všechny účty, které obvykle obsahují kreditní zůstatek, se zvýší, když se k nim přidá kredit (pravý sloupec), a sníží se, když se k nim přidá debet (levý sloupec). Typy účtů, na které se toto pravidlo vztahuje, jsou závazky, výnosy a vlastní kapitál.
Pravidlo 3: Kontra účty snižují zůstatky účtů, se kterými jsou spárovány. To znamená, že (například) protiúčet spárovaný s majetkovým účtem se chová, jako by se jednalo o závazkový účet.
Pravidlo 4: Celková částka debetů se musí rovnat celkovému množství kreditů v transakci. Jinak se o transakci říká, že je nevyvážená, a finanční výkazy, ze kterých je transakce sestavena, budou ze své podstaty nesprávné. Balíček účetního softwaru označí všechny položky deníku, které jsou nevyvážené, takže je nelze do systému zadat, dokud nebudou opraveny.
Dodržováním těchto pravidel pro debet a úvěr budete mít jistotu, že provedete položky v hlavní knize, které jsou technicky správné, což eliminuje riziko nevyváženého zkušebního zůstatku. Pouhé dodržování pravidel však nezaručuje, že výsledné položky budou v podstatě správné, protože to rovněž vyžaduje znalosti o tom, jak zaznamenávat transakce v příslušném účetním rámci (například obecně uznávané účetní zásady nebo mezinárodní standardy účetního výkaznictví).
