Finance

Správa podle výjimky

Řízení podle výjimky je praxe zkoumání finančních a provozních výsledků podniku a vedení upozorňuje na problémy pouze tehdy, pokud výsledky představují podstatné rozdíly od rozpočtované nebo očekávané částky. Může být například požadováno, aby správce společnosti informoval vedení o nákladech, které jsou vyšší o 10 000 USD nebo o 20% vyšší, než se očekávalo.

Účelem koncepce řízení podle výjimky je obtěžovat vedení pouze nejdůležitějšími odchylkami od plánovaného směru nebo výsledků podnikání. Manažeři pravděpodobně stráví více času věnováním se těmto větším odchylkám a jejich opravou. Koncept lze doladit tak, aby se na menší odchylky dostaly pozornosti nižších manažerů, zatímco velké rozptyly jsou hlášeny přímo vrcholovému vedení.

Výhody správy na základě výjimky

Existuje několik platných důvodů pro použití této techniky. Oni jsou:

  • Snižuje množství finančních a provozních výsledků, které musí vedení kontrolovat, což znamená efektivnější využití jejich času.

  • Zapisovač zpráv propojený s účetním systémem lze nastavit tak, aby automaticky tiskl zprávy v určených intervalech, které obsahují předem stanovené úrovně výjimek, což je minimálně invazivní přístup k podávání zpráv.

  • Tato metoda umožňuje zaměstnancům dodržovat jejich vlastní přístupy k dosahování výsledků stanovených v rozpočtu společnosti. Správa vstoupí, pouze pokud existují podmínky výjimky.

  • Auditoři společnosti budou v rámci svých ročních auditorských činností šetřit na velké výjimky, takže vedení by mělo tyto záležitosti před auditem prošetřit.

Nevýhody řízení pomocí výjimky

Existuje několik problémů s konceptem správy podle výjimek, kterými jsou:

  • Tento koncept je založen na existenci rozpočtu, s nímž jsou porovnávány skutečné výsledky. Pokud by rozpočet nebyl dobře formulován, může docházet k velkému počtu odchylek, z nichž mnohé jsou irelevantní a které budou ztrácet čas kdokoli je vyšetřuje.

  • Koncept vyžaduje využití finančních analytiků, kteří připravují souhrny odchylek a předkládají tyto informace vedení. Pro správné fungování konceptu je tedy nutná další vrstva podnikové režie. Neschopný analytik také nemusí rozpoznat potenciálně závažný problém a nedostane na něj vedení pozornosti.

  • Tento koncept je založen na systému velení a řízení, kde jsou podmínky sledovány a rozhodována centrální skupinou vyšších manažerů. Místo toho můžete mít decentralizovanou organizační strukturu, kde místní manažeři mohou denně sledovat podmínky, a proto nepotřebujete systém hlášení výjimek.

  • Koncept předpokládá, že odchylky mohou opravit pouze manažeři. Pokud by byl podnik místo toho strukturován tak, aby zaměstnanci v první linii mohli zvládnout většinu odchylek, jakmile se vyskytnou, byla by potřeba výjimky pro správu.