Výkaz výdajů je formulář používaný ke sledování obchodních výdajů. Zaměstnanci ji nejčastěji vyplňují, aby rozepsali výdaje, za které žádají náhradu. Příjmy jsou obvykle připojeny k formuláři, pokud související částky výdajů přesahují určitou minimální částku. Zaměstnavatel prověří přesnost a platnost podání a vyplácí zaměstnancům požadované částky. Zaměstnavatel pak může zaplacené částky zaznamenat jako obchodní náklad, který se promítne do uznané částky účetního zisku a zdanitelného zisku.
Výkazy výdajů lze také použít k podrobnému popisu výdajů vynaložených na počáteční zálohu zaměstnanců. Pokud ano, zaměstnavatel stále zaznamenává předložené částky jako obchodní výdaje, ale neexistuje žádná náhrada; místo toho zaměstnavatel odečte výdaje od částky zálohy pro zaměstnance.
Výkaz výdajů může obsahovat řadu informačních polí specifických pro společnost, ale obvykle vyžaduje alespoň následující základní informace:
Datum, kdy vznikl výdaj (odpovídá datu na příslušném dokladu)
Povaha výdajů (například letenky, stravování nebo parkovné)
Výše výdajů (odpovídá částce příslušného dokladu)
Účet, na který by měl být výdaj zaúčtován
Mezisoučet pro každý typ výdajů
Odečet všech předchozích záloh zaplacených zaměstnanci
Celkový součet výše požadované náhrady
Formulář sestavy výdajů může také obsahovat shrnutí politiky zaměstnavatele v oblasti cestování a zábavy, která definuje, které výdaje společnost nevrací (například výdaje na zábavu v pokoji).
Koncept výkazu výdajů může také odkazovat na podrobný seznam výdajů vzniklých každému oddělení společnosti za vykazované období. Tato informace je zkoumána, aby se zjistilo, zda se skutečné vzniklé výdaje lišily od očekávání. V takovém případě může vedení zjistit příčiny těchto odchylek.
