Hotovostní a krátký účet je účet v hlavní knize. Účet ukládá částku, o kterou se skutečný konečný hotovostní zůstatek liší od počátečního zůstatku hotovosti v pokladně, plus nebo minus jakékoli zaznamenané hotovostní transakce během období.
Primární použití hotovosti a krátkého účtu je v retailovém nebo bankovním prostředí náročném na hotovost, stejně jako při manipulaci s drobnými penězi. V těchto případech by hotovostní odchylky měly být uloženy na jednom snadno přístupném účtu. Tyto informace se pak používají ke sledování, proč se výše hotovosti liší od očekávání, a k eliminaci těchto situací pomocí lepších postupů, kontrol a školení zaměstnanců. Účet se tedy používá jako základ pro detektivní kontrolu.
Hotovost a krátký účet jsou vynikajícím nástrojem pro sledování podvodných situací, zejména jsou-li sledovány na úrovni podúčtu u konkrétních pokladen, drobných pokladen atd. Zkoumání účtu na této úrovni podrobností může ukázat pokračující model krádeží hotovosti na nízké úrovni, podle kterého může vedení jednat. Například lze podvody vysledovat zpět k lidem přímo odpovědným za registrační pokladnu nebo drobnou pokladnu.
Hotovostní a krátký účet je výdajovým účtem, a proto se obvykle agreguje do řádkové položky „ostatní výdaje“ ve výkazu zisku a ztráty. Zůstatek na účtu má tendenci být docela malý. Větší zůstatek na účtu pravděpodobně zahájí vyšetřování, zatímco vyšetřování malého zůstatku nemusí být nákladově efektivní.
Jako příklad fungování hotovosti a krátkého účtu provádí správce měsíční kontrolu drobné pokladny, která by měla obsahovat standardní zůstatek hotovosti 200 USD. Zjistí, že krabička obsahuje 45 $ v hotovosti a 135 $ stvrzenek, což je celkem pouze 180 $. 20 USD v hotovosti proto chybí. Tento hotovostní schodek se zaznamenává jako debet na hotovostní a krátký účet (což je výdaj) a kredit na drobnou hotovost nebo hotovostní účet (což je redukce aktiv).
Alternativně, pokud by v pokladně bylo příliš mnoho hotovosti (opravdu výjimečný stav!), Byl by záznam obrácen, s debetem v hotovosti a kreditem v hotovosti a krátkým účtem.
