Zdrojový dokument je původní dokument, který obsahuje podrobnosti o obchodní transakci. Zdrojový dokument zachycuje klíčové informace o transakci, jako jsou jména zúčastněných stran, zaplacené částky (jsou-li nějaké), datum a podstata transakce. Zdrojové dokumenty jsou často označovány jedinečným číslem, aby je bylo možné v účetním systému rozlišit. Předběžné číslování dokumentů je obzvláště užitečné, protože umožňuje společnosti zjistit, zda nějaké dokumenty chybí.
Jakmile jsou informace ve zdrojovém dokumentu zaznamenány v účetním systému, je zdrojový dokument pro snadný přístup indexován a archivován. Dokumenty generované v minulém roce jsou obvykle uloženy na místě, přičemž starší dokumenty jsou uloženy v levnějších externích úložištích.
Zdrojové dokumenty jsou zásadní pro auditory, kteří je používají jako důkaz, že k zaznamenaným transakcím skutečně došlo. Zdrojový dokument používají společnosti také jako důkaz při jednání se svými obchodními partnery, obvykle v souvislosti s platbami. Příklady zdrojových dokumentů jsou:
Zrušený šek
Dobropis
Vkladový lístek
Zpráva o výdajích
Faktura
Formulář žádosti o materiál
Nákupní objednávka
Jízdní řád
Prodejní doklad
Pro důkazní účely jsou elektronické obrázky zdrojových dokumentů obecně přijatelné, i když v některých případech může být stále vyžadována papírová dokumentace.
Obvykle je nutné uchovat zdrojové dokumenty několik let. Internal Revenue Service nařizuje intervaly uchovávání u některých typů dokumentů souvisejících se mzdami. Pokud máte nějaké dotazy týkající se doby uchovávání dokumentu, obraťte se na znalce.
