V podniku, který nemá přesné záznamy o zásobách, je nutné pravidelně provádět úplný počet zásob (známý jako fyzický počet). To se obvykle provádí na konci měsíce, čtvrtletí nebo roku, aby se krylo s koncem vykazovaného období. Jak ukáže následující postup, dokončení přesného počtu fyzických zásob vyžaduje velké úsilí, takže společnosti mají tendenci omezovat počet dokončených počtů za rok. Kroky v procesu jsou následující:
Značky počtu objednávek. Objednejte dostatečný počet značek pro dvoudílné počítání pro očekávané množství inventáře. Tyto značky by měly být očíslovány postupně, aby je bylo možné jednotlivě sledovat jako součást procesu počítání.
Náhled inventáře. Zkontrolujte inventář několik dní před plánovaným počtem inventáře. Pokud chybí čísla dílů nebo pokud se zdá, že zboží je ve stavu, který by bylo obtížné spočítat (například není zabaleno nebo zabaleno v krabici), informujte pracovníky skladu, aby provedli nezbytné opravy.
Předběžný počet zásob. Projděte si inventář několik dní předem a spočítejte všechny položky, které lze umístit do zapečetěných nádob. Uzavřete je v nádobách a množství označte na těsnicí pásku. Díky tomu je počítání mnohem snazší během skutečného počítání. Pokud je pečeť porušena, pak počítající tým bude vědět, že musí znovu spočítat obsah kontejneru.
Kompletní zadání dat. Pokud je třeba dokončit nějaké zbývající transakce zadávání dat, proveďte to před začátkem počítání fyzické zásoby. To zahrnuje transakce pro vystavení ze skladu, vrácení do skladu a převody mezi umístěními bin ve skladu.
Upozornit mimo umístění úložiště. Pokud má společnost nějaké externí skladovací zařízení nebo místa třetích stran, které uchovávají inventář společnosti na zásilce, informujte je, že by měli počítat svůj inventář po ruce k oficiálnímu datu počítání a předat tyto informace vedoucímu skladu.
Zastavit činnosti skladu. Zastavte všechny dodávky ze skladu a také oddělte veškeré nově přijaté zboží tam, kde se nepočítá. V opačném případě budou záznamy inventáře během stavu inventáře ve stavu toku, takže nebudou zcela spolehlivé.
Poučte počet týmů. Shromážděte dvoučlenné týmy, které spočítají inventář, a instruujte je v jejich povinnostech počítání. Mezi tyto povinnosti patří to, že jedna osoba počítá inventář, zatímco druhá osoba si zapisuje informace na značku počítání. Jedna kopie značky je připevněna k inventáři, zatímco druhá si tým ponechá.
Vydání značek. Úředník inventáře vydává bloky počítacích značek týmům počítání. Každý tým je zodpovědný za vrácení konkrétního číselného rozsahu značek počtu, bez ohledu na to, zda jsou značky použity. Udržování kontroly nad všemi značkami počtu zajišťuje, že ztracené značky budou okamžitě prošetřeny.
Přiřaďte oblasti počítání. Přiřaďte každému počítajícímu týmu konkrétní rozsah košů. Poznamenejte si tato místa pomocí zvýrazňovače na mapě skladu. Úředník inventáře by měl udržovat hlavní seznam, které oblasti skladu byly započítány a které týmy byly přiřazeny ke každé oblasti.
Počítat inventář. Jedna osoba v každém týmu počítá konkrétní položku v rámci umístění přihrádky a poté druhá osoba označí umístění značky, popis položky, číslo dílu, množství a měrnou jednotku na značce počtu. Tým opatří původní kopii značky na položku inventáře a kopii si ponechá.
Ověřte značky. Po dokončení oblasti počítání se každý počítající tým vrací ke skladníkovi, který ověří, že byly vráceny všechny značky. Pokud je třeba počítat více skladových oblastí, přiřaďte týmům pro počítání novou oblast a podle potřeby jim vydejte nové bloky značek pro počítání.
Zadejte informace o značce. Zadejte informace o značkách počtu do online formuláře pro zadávání údajů. Po dokončení zadávání dat vytiskněte sestavu zobrazující všechna zadaná čísla značek, seřazená podle čísla značky a vyhledejte případné mezery v číslech. Prozkoumejte všechny nalezené mezery v číslování. Tím zajistíte, že všechny vydané značky počtu byly zahrnuty do souboru.
Vyšetřujte neobvyklé výsledky. Znovu seřaďte sestavu inventáře několika způsoby, jak vyhledat neobvyklé informace, a prozkoumejte položku značky spojenou s každou z nich.
Může být užitečné vyhodnotit tento postup po každém počítání, abyste zjistili, zda by měl být postup změněn tak, aby kompenzoval případné problémy s počítáním.
