Themetoda věčné inventury zahrnuje neustálou aktualizaci záznamů inventáře účetní jednotky o nejnovější prodeje a nákupy. Tyto aktualizace obvykle zahrnují přidání a odečtení z inventáře pro takové činnosti, jako jsou přijaté inventární položky, zboží prodané ze skladu, vrácené zboží a položky vybrané z inventáře pro použití ve výrobním procesu. Tato metoda je standardní systém sledování zásob používaný jakoukoli organizací, která udržuje významnou investici do zásob, protože je nezbytná pro správu zásob v reálném čase. Aby bylo možné úspěšně provozovat systém permanentního inventáře, je nutné přijmout následující postupy:
Počítačová databáze. V rámci věčného systému je třeba udržovat samostatný záznam, který sleduje přírůstky a delece ze skladu pro každou položku inventáře. I když je to možné udělat s manuálním „kartovým“ systémem, soupis jakékoli velikosti vyžaduje, aby záplavu souvisejících transakcí bylo možné zpracovat pomocí počítačové databáze.
Počítání cyklů. Pomocí počítání cyklů můžete neustále počítat malé části inventáře a zkoumat všechny nalezené odchylky. Jedná se o vynikající techniku pro udržení přesnosti záznamu inventáře.
Kódování polohy. Je nemožné provést počítání cyklů, pokud zaměstnanci skladu neví, kde hledat, a proto přiřaďte kód umístění každé skladové položce, kde má být uložena. Je přijatelné mít více kódů míst pro jednu položku inventáře.
Omezený přístup. Existuje značné zlepšení přesnosti záznamu inventáře, když je omezen přístup ke sledovanému inventáři, například pomocí oplocení a uzamčené brány. V opačném případě je pro někoho příliš snadné odebrat zboží ze skladu nebo přesunout zboží na jiné místo.
Primární transakce používané v rámci metody věčné inventury jsou:
Zaznamenejte nákup. Jedná se o debet na účet inventáře a kredit na účet závazků.
Zaznamenejte prodej. Jedná se o debet na účet nákladů na prodané zboží a kredit na účet zásob.
Zaznamenejte tah. Neexistuje žádný záznam hlavní knihy pro přesun umístění mezi umístěními úložiště, ačkoli systém správy skladu by měl zaznamenat změnu umístění.
Zaznamenejte úpravu množství. Jedná se o debet k nákladům na prodané zboží nebo účet zmenšení zásob a kredit na účet zásob.
Metoda trvalé inventury se podstatně liší od jiné metody používané pro sledování inventáře, která se nazývá metoda periodické inventury. Periodická metoda zahrnuje kompilaci všech nákupů během účetního období, provedení počtu fyzických zásob na konci období a následné použití následujícího výpočtu k určení nákladů na zboží prodané za určité období:
Počáteční inventář + Nákup - Ukončení inventáře = Cena prodaného zboží
Systém periodického inventáře se spoléhá na to, že bude mít přesný počet zásob pouze při fyzickém počítání. Jindy společnost využívající periodický systém nezná přesný počet jednotek, které má na skladě, což jej činí horším než metoda trvalé inventury.
