Pokud podniku vzniknou náklady, sníží se tím částka zisku vykázaná ve výkazu zisku a ztráty. Vznik výdajů má však dopad také na rozvahu, kde se vykazují konečné zůstatky všech tříd aktiv, závazků a vlastního kapitálu. Dopad výdajů na rozvahu se liší v závislosti na povaze původní výdajové transakce. Možné varianty jsou:
Splatné účty. Většina výdajů se zaznamenává prostřednictvím funkce splatných účtů, když jsou faktury přijímány od dodavatelů. V tomto případě se zvýší účet splatných účtů, zatímco výše výdajů sníží účet nerozděleného zisku. Pasivní část rozvahy se tedy zvyšuje, zatímco kapitálová část klesá.
Časové rozlišení. Pokud se časově rozlišují výdaje, znamená to, že se zvyšuje účet časově rozlišených závazků, zatímco výše výdajů snižuje účet nerozděleného zisku. Pasivní část rozvahy se tedy zvyšuje, zatímco kapitálová část klesá.
Platba v hotovosti. Pokud je výdaj zaznamenán současně s jeho úhradou v hotovosti, peněžní účet (aktivum) klesá, zatímco částka výdajů snižuje účet nerozděleného zisku. V rozvahové části tedy dochází ke kompenzačním poklesům v sekci aktiv a vlastního kapitálu.
Změna rezervy. Účetní oddělení se může rozhodnout zvětšit velikost rezervy, například rezervy na pochybné účty nebo kumulované odpisy. Pokud ano, zvýší se tím protislužobní účet (což je zvýšení kreditního zůstatku) a zároveň se sníží výše nerozděleného zisku (což je debetní transakce). Výsledkem je zvýšení závazku a snížení vlastního kapitálu.
Převod z předplacených výdajů. Dodavatel mohl být již dříve vyplacen předem za dosud neprovedené služby, takže platba byla původně zaznamenána na účtu předplacených výdajů (aktiv). Když jsou služby nakonec spotřebovány, částka je účtována do nákladů. Výsledkem je pokles účtu předplacených výdajů (aktiv) a odpovídající pokles účtu nerozděleného zisku.
