Virtuální uzavření zahrnuje použití plně integrovaných účetních systémů pro celou společnost k vytváření finančních výkazů kdykoli a na vyžádání. Tento přístup vyžaduje nejen systémy plánování podnikových zdrojů (ERP), ale také velké úsilí k zajištění správnosti podkladových informací. Požadovaná investice je tak velká, že u menších společností zřídka uvidíte virtuální uzavření. Virtuální zavření vyžaduje zvláštní pozornost těmto oblastem:
- Centralizované účetnictví. Je téměř nemožné dosáhnout virtuálního uzavření bez velké centralizace účetnictví kombinované se softwarem ERP. Naopak to znamená, že nemůžete mít účetní operace rozptýlené po celém podniku, které fungují na jiném účetním softwaru.
- Standardizované účetnictví. Obchodní transakce musí být všude definovány a zacházeno stejným způsobem. Jinak musí účetní pracovníci strávit čas vyšetřováním nesrovnalostí transakcí předložených různými dceřinými společnostmi.
- Sledování chyb. Jakékoli nalezené chyby musí být sledovány a odstraněny jejich základní příčiny. Jinak existuje příliš mnoho problémů s virtuálními uzavřenými finančními výkazy, na které se na ně nelze příliš spolehnout.
Výsledky virtuálního uzavření nemusí být zcela přesné, protože je obtížné automatizovat některá časová rozlišení, alokace nákladů a rezervy.
Virtuální zavírání se liší od měkkého zavírání tím, že měkké zavírání vyžaduje omezený počet kroků zavírání; a kvůli těmto zavíracím krokům se soft close obvykle používá pouze na konci měsíce. Protože virtuální uzávěrka je v podstatě automatizovaná, neexistují žádné závěrečné kroky, které vám umožní spouštět finanční výkazy za jakékoli časové období vůbec; jsou tedy možné denní finanční výkazy.
Výdaje a dlouhodobé úsilí potřebné k vytvoření virtuálního uzavření nejsou dobrou investicí do odvětví s pomalejším růstem, kde existuje malá nová konkurence a produktové cykly jsou zdlouhavé. Tyto náklady však mohou být užitečné v obrácené situaci, kdy se podnikatelské prostředí mění velmi rychle, a vedení může pomocí denních finančních výkazů provádět průběžné korekce kurzu v celkovém směru podnikání. I v druhém případě však virtuální uzavření stojí za námahu, pouze pokud vedení skutečně použije informace k včasnému rozhodnutí; pokud tomu tak není, může být tradičnější uzavírací proces lepším a levnějším řešením.
