Zásada vykazování nákladů stanoví, že náklady by měly být uznány ve stejném období jako výnosy, s nimiž souvisejí. Pokud by tomu tak nebylo, náklady by se pravděpodobně uznaly jako vzniklé, což by mohlo předcházet nebo následovat po období, ve kterém je uznána související částka výnosu.
Například firma zaplatí za zboží 100 000 $, které v následujícím měsíci prodá za 150 000 $. Podle principu vykazování nákladů by náklady ve výši 100 000 USD neměly být uznány jako náklady až do následujícího měsíce, kdy je rovněž uznán související výnos. Jinak budou výdaje nadhodnoceny o 100 000 USD v aktuálním měsíci a podhodnoceny o 100 000 USD v následujícím měsíci.
Tento princip má také dopad na načasování daní z příjmu. V tomto příkladu budou daně z příjmu nedostatečně zaplaceny v aktuálním měsíci, protože výdaje jsou příliš vysoké, a přeplatky v následujícím měsíci, kdy jsou výdaje příliš nízké.
Některé výdaje lze obtížně korelovat s výnosy, například správní platy, nájemné a služby. Tyto výdaje jsou označeny jako náklady období a jsou účtovány do nákladů v období, s nímž jsou spojeny. To obvykle znamená, že jsou účtovány do nákladů v okamžiku jejich vzniku.
Zásada vykazování nákladů je základním prvkem akruální báze účetnictví, podle kterého se výnosy vykazují při výdělku a výdaje při spotřebě. Pokud by podnik místo toho uznal výdaje, když platí dodavatelům, je to známé jako hotovostní účetní základna.
Pokud chce společnost nechat provést audit účetní závěrky, musí při zaznamenávání obchodních transakcí použít zásadu vykazování nákladů. Jinak auditoři odmítnou vydat výrok k účetní závěrce.
