Zdrojové dokumenty jsou fyzickým základem, na kterém se zaznamenávají obchodní transakce. Zdrojové dokumenty jsou obvykle uchovány pro použití jako důkaz, když auditoři později zkontrolují účetní závěrku společnosti a potřebují ověřit, že k transakcím ve skutečnosti došlo. Obvykle obsahují následující informace:
Popis obchodní transakce
Datum transakce
Konkrétní částka peněz
Autorizační podpis
Mnoho zdrojových dokumentů je také označeno razítkem, které označuje schválení, nebo ke kterému se zapisuje aktuální datum nebo účty, které se mají použít k zaznamenání podkladové transakce.
Zdrojovým dokumentem nemusí být papírový dokument. Může být také elektronický, jako je elektronický záznam o odpracovaných hodinách zaměstnance, jak je zadán do systému měření času prostřednictvím smartphonu.
Příklady zdrojových dokumentů a souvisejících obchodních transakcí, které se objevují ve finančních záznamech, jsou:
výpis z bankovního účtu. Obsahuje řadu úprav účetního zůstatku společnosti v hotovosti, které by společnost měla uvést, aby sladila své záznamy s těmi, které má banka.
Páska do pokladny. To lze použít jako důkaz prodeje v hotovosti, což podporuje záznam prodejní transakce.
Potvrzení o kreditní kartě. To lze použít jako důkaz pro vyplacení prostředků z drobné hotovosti.
Lockbox zkontrolujte obrázky. Tyto obrázky podporují záznam hotovostních příjmů od zákazníků.
Dodací list. To popisuje položky odeslané zákazníkovi, a tak podporuje záznam prodejní transakce.
Zakázka odběratele. Tento dokument ve spojení s nákladním listem a / nebo balným listem lze použít k fakturaci zákazníkovi, což následně vygeneruje prodejní transakci.
Dodavatelská faktura. Toto je zdrojový dokument, který podporuje vydání hotovosti, šeku nebo elektronické platby dodavateli. Dodavatelská faktura také podporuje evidenci výdajů, skladových položek nebo dlouhodobého majetku.
Jízdní řád. To podporuje vystavení výplaty nebo elektronické platby zaměstnanci. Pokud se zaměstnancům fakturují hodiny zaměstnanců, podporuje to také vytváření zákaznických faktur.
Například společnost podniká v oblasti poradenství. shromažďuje hodiny odpracované informace z pracovních výkazů zaměstnanců, které jsou poté zahrnuty do faktur zákazníka, což má za následek vytvoření transakce prodeje a pohledávek. V této situaci je tedy časový rozvrh zdrojovým dokumentem prodejní transakce.
Existuje řada možných kontrol, které lze použít ke snížení rizika, že zdrojové dokumenty nebudou řádně zaznamenány v účetním systému. Jedním z nejběžnějších ovládacích prvků je předběžné očíslování dokumentů, aby bylo snazší dohledat chybějící dokumenty. Další možností je sladit zůstatky na účtech s podpůrnými zdrojovými dokumenty, aby se zjistilo, zda některé dokumenty nebyly zaznamenány, nebo zda se u některých transakcí zaznamenaných na účtech nejeví žádné podpůrné zdrojové dokumenty.
Různá nařízení vyžadují, aby byly některé zdrojové dokumenty uchovávány po řadu let. Může být také rozumné tyto dokumenty uchovat bez ohledu na předpisy, a to pouze za účelem poskytnutí důkazů v případě soudního sporu nebo za účelem poskytování kvalitnějších služeb zákazníkům. Z těchto důvodů by společnost měla přijmout politiku ničení dokumentů, která přísně kontroluje skartaci nebo jinou formu eliminace zdrojových dokumentů, dokud neuplyne určitý počet let.
