Číslování grafu účtů zahrnuje nastavení struktury účtů, které se mají použít, a také přiřazení konkrétních kódů různým účtům hlavní knihy. Použitý systém číslování je rozhodující pro způsoby, jakými jsou finanční informace ukládány a manipulovány. První typ číslování, který se stanoví pro účtovou osnovu, zahrnuje jejich strukturu. Toto je rozložení čísla účtu a zahrnuje následující komponenty:
Kód divize - Jedná se obvykle o dvouciferný kód, který identifikuje konkrétní divizi společnosti v rámci společnosti s více divizemi. Nepoužívá ji společnost s jednou entitou. Kód lze rozšířit na tři číslice, pokud existuje více než 99 poboček.
Kód oddělení - Obvykle se jedná o dvouciferný kód, který identifikuje konkrétní oddělení v rámci společnosti, například účetní, technické nebo výrobní oddělení.
Kód účtu - Obvykle se jedná o třímístný kód, který popisuje samotný účet, například o dlouhodobém majetku, výnosech nebo výdajích na zásoby.
Například společnost s více divizemi s několika odděleními v každé společnosti by pravděpodobně používala číslování účtové osnovy tímto způsobem: xx-xx-xxx
Jako další příklad může společnost s jednou divizí s více odděleními upustit od prvních dvou číslic a místo toho použije následující schéma číslování: xx-xxx
Posledním příkladem je, že menší podnik, který nemá vůbec žádné oddělení, by mohl použít tříciferný kód přiřazený k jeho účtům, což je: xxx
Jakmile je nastavena struktura kódování, může dojít k číslování účtů. Toto je tříciferné kódování, o kterém se hovoří dříve. Společnost může použít libovolný systém číslování, který chce; neexistuje povinný přístup. Společné schéma kódování je však následující:
Aktiva - Kódy účtů 100-199
Závazky - 200-299
Akciové účty - 300-399
Příjmy - 400-499
Výdaje - 500-599
Jako úplný příklad předchozího přehledu číslování přidělí mateřská společnost označení „03“ jedné ze svých dceřiných společností, označení „07“ inženýrskému oddělení a „550“ výdaje na cestování a zábavu. Výsledkem je následující tabulka účtů:
03-07-550
