Prodejní deník je dceřinou knihou používanou k ukládání podrobných prodejních transakcí. Jeho hlavním účelem je odebrat zdroj velkoobjemových transakcí z hlavní knihy, a tím zefektivnit hlavní knihu. Následující informace se obvykle ukládají do prodejního deníku pro každou prodejní transakci:
- Datum transakce
- Číslo účtu
- Jméno zákazníka
- Číslo faktury
- Výše prodeje (na vrub účtu pohledávek a připsání na účet prodeje)
Deník ukládá pouze pohledávky; to znamená, že tržby uskutečněné v hotovosti nejsou zaznamenány v prodejním deníku. Prodej provedený v hotovosti by byl místo toho zaznamenán do deníku peněžních příjmů.
Stručně řečeno, informace uložené v tomto deníku jsou souhrnem faktur vystavených zákazníkům.
Na konci každého vykazovaného období se celková částka debetů a kreditů zaúčtuje do hlavní knihy. Pokud někdo chce prozkoumat tyto zaúčtované zůstatky uvedené v hlavní knize, vrátí se zpět do prodejního deníku a může použít číslo faktury uvedené v prodejním deníku pro přístup ke kopii faktury.
Koncept prodejního deníku je většinou omezen na systémy ručního účetnictví; není vždy používán v počítačových účetních systémech.
