Kontroly nad pohledávkami skutečně začínají počátečním vytvořením zákaznické faktury, protože během vytváření pohledávek musíte minimalizovat několik problémů, než budete moci mít komplexní sadu kontrol nad tímto klíčovým aktivem. Ovládací prvky poté zahrnují řádnou údržbu pohledávek a jejich eliminaci prostřednictvím plateb od zákazníků nebo generováním dobropisů. Klíčové ovládací prvky, které je třeba zvážit, jsou:
- Před odesláním vyžadujte schválení kreditu. Pokud bude objednávka odeslána zákazníkovi se špatným ratingem, budete mít problémy se shromažďováním pohledávek. Proto u všech prodejních objednávek nad určitou částku dolaru vyžadujte podepsaný souhlas úvěrového oddělení.
- Ověřte smluvní podmínky. Pokud existují neobvyklé platební podmínky, ověřte je před vytvořením faktury. Jinak budou pohledávky obsahovat faktury, které zákazníci odmítají platit.
- Korektury faktur. Pokud faktura za částku ve výši dolaru obsahuje chybu, může zákazník pozdržet platbu, dokud nezašlete revidovanou fakturu. Zvažte požadavek korektury větších faktur, abyste tento problém zmírnili.
- Autorizujte dobropisy. Lidé, kteří mají přístup k příchozím platbám od zákazníků, mohli zachytit příchozí hotovost a poté vytvořit dobropis, který by zakryl jejich stopy. Jedním krokem v prevenci tohoto problému je vyžadování formálního schválení manažera pro dobropisy, které jsou následně později ověřeny pracovníky interního auditu. Nepřenášejte tuto kontrolu do extrémů a vyžadujte schválení extrémně malých dobropisů - umožněte účetním zaměstnancům vytvářet malé bez schválení, jen aby se uklidily malé zbývající zůstatky na účtu.
- Omezte přístup k fakturačnímu softwaru. Jak již bylo uvedeno, někdo mohl zachytit příchozí platby od zákazníků a ukrást krádež dobropisem. Přístup k fakturačnímu softwaru byste měli chránit heslem, abyste zabránili nedovolenému generování dobropisů.
- Oddělené povinnosti. Jak již bylo uvedeno, nikdo by neměl být schopen zpracovat příchozí platby od zákazníků a vytvářet dobropisy, jinak si bude moci vzít peníze a pokrýt své stopy dobropisy. Přiřaďte proto tyto úkoly různým lidem.
- Prohlédněte si deníky pohledávek. Transakce pohledávek téměř vždy procházejí prodejním deníkem v účetním softwaru, který generuje vlastní účetní záznamy. Proto by na účtu pohledávek téměř nikdy neměl být ruční zápis do deníku. Tyto položky byste měli pečlivě prozkoumat.
- Auditujte balíčky faktur. Po dokončení faktur by měl být uložen balíček, který obsahuje prodejní objednávku, autorizaci kreditu, konosament a kopii faktury. Zaměstnanci interního auditu by měli zkontrolovat výběr těchto paketů, aby ověřili, že fakturační úředník řádně zkontroloval všechny podpůrné doklady a správně vygeneroval fakturu.
- Přiřaďte fakturace k přepravnímu protokolu. Je možné, že zboží bude odesláno bez odpovídající faktury, nebo naopak. Chcete-li tyto situace zjistit, nechte pracovníky interního auditu porovnat fakturace s lodním protokolem a prozkoumat případné rozdíly.
- Audit aplikace peněžních příjmů. Pracovníci účetního oddělení mohou nesprávně použít hotovostní příjmy na otevřené faktury, možná je dokonce nepoužijí na účty správných zákazníků. Požádejte zaměstnance interního auditu, aby pravidelně sledovali výběr peněžních příjmů na faktury od zákazníků, aby ověřili správnou aplikaci hotovosti.
Tyto položky představují základní kontrolu pohledávek. Společnost se specializovaným systémem pohledávek možná bude muset implementovat další kontroly nebo nemusí potřebovat některé z zde uvedených položek.
