Zákazník může předem zaplatit za dodávané zboží nebo poskytované služby. Možné důvody pro zálohu zákazníka mohou zahrnovat:
Špatný kredit. Prodejce není ochoten poskytnout zákazníkovi úvěr, a proto požaduje platbu předem.
Zakázkový produkt. Produkt může být tak přizpůsoben, že prodejce nebude moci prodat nikomu jinému, pokud kupující nezaplatí, takže prodejce požaduje platbu předem.
Hotovostní základ. Zákazník může fungovat na hotovostním základě účetnictví, a proto chce co nejdříve zaplatit hotovost, aby uznal výdaj a snížil svůj vykazovaný příjem v aktuálním daňovém roce.
Rezervovaná kapacita. Zákazník může platit předem, aby si rezervoval výrobní kapacitu prodejce nebo aby alespoň zabránil jeho využití konkurencí.
Z těchto nebo jiných důvodů může prodejce obdržet zálohu, než udělá cokoli, aby platbu vydělal. Pokud k tomu dojde, je správným účtováním uznání zálohy jako závazku, dokud prodejce nesplní své závazky podle podmínek příslušné kupní smlouvy. Jsou zahrnuty dva záznamy deníku. Oni jsou:
Počáteční záznam. Debetujte hotovostní účet a připsejte na účet zálohy (závazky) zákazníka.
Vykazování výnosů. Připsejte na účet zákazníka zálohy (závazky) a připsejte na účet výnosů.
Obecně je nejlepší neúčtovat o záloze zákazníka s automaticky reverzním vstupem, protože to v následujícím měsíci převede částku hotovosti - a zaplacená hotovost je stále na peněžním účtu. Místo toho každý měsíc ručně sledujte částku na účtu záloh zákazníků a ručně přesuňte částky do výnosů při dodání zboží nebo poskytování služeb. To může vyžadovat použití samostatného kroku v postupu uzávěrky na konci měsíce, aby bylo zajištěno, že bude pravidelně vyšetřován stav každé zálohy zákazníka.
Záloha zákazníka je v rozvaze prodejce obvykle uvedena jako aktuální závazek. Pokud však prodejce neočekává, že do jednoho roku vykáže výnos z podkladové prodejní transakce, měl by být závazek místo toho klasifikován jako dlouhodobý závazek.
Například společnost Green Widget Company obdrží od zákazníka 10 000 $ za přizpůsobený fialový widget. Green Widget zaznamenává účtenku s debetem 10 000 $ na hotovostní účet a kreditem 10 000 $ na účet záloh zákazníků. V příštím měsíci Green dodá vlastní widget a vytvoří novou položku deníku, která zaúčtuje na vrub účtu záloh zákazníka 10 000 USD a na účet výnosů 10 000 USD.
