Výdajový cyklus je soubor činností souvisejících s pořizováním a platbami za zboží a služby. Mezi tyto činnosti patří stanovení toho, co je třeba zakoupit, nákupní činnosti, příjem zboží a platby dodavatelům. Velká část vstupů do výdajového cyklu pochází z prodejního cyklu, kde jsou požadavky na nákup taženy objemem a typem objednávek zákazníků.
Výdajový cyklus se skládá z několika odlišných složek, včetně požadavku na zboží a služby, výběru dodavatele, objednávání zboží a služeb, jejich přijetí a následné platby za ně. Celý výdajový cyklus obsahuje následující činnosti:
Určete, které zboží a služby je třeba objednat. Většina zboží, které je třeba objednat, je zapotřebí ve výrobním procesu. Za tímto účelem systém vypočítá komponenty, které je třeba mít k dispozici pro plánovanou výrobu, a odečte vlastní a nepřidělené suroviny, aby dospěl k částkám, které je třeba získat. Alternativně, pokud je zboží nebo služby potřebné pro prodejní nebo administrativní funkci, uživatel vyplní formulář žádosti, který podrobně popisuje její požadavky a předá jej nákupnímu oddělení.
Když se nakupuje zboží pro probíhající výrobu, systém předá pracovníkům nákupu předběžnou nákupní objednávku s použitím preferovaného dodavatele uvedeného v hlavním souboru zásob pro každou položku, která má být zakoupena. Nákupní pracovníci tyto objednávky kontrolují a schvalují a poté jsou elektronicky zasílány přímo dodavatelům nebo jim jsou tištěny a zasílány poštou.
Když se požaduje nestandardní zboží a služby, pracovníci nákupu prozkoumají možné dodavatele, vyberou toho nejlepšího a vystaví jim objednávku.
Při přijetí zboží přistupující oddělení přistupuje k otevřeným objednávkám v systému a zadává přijatá množství.
Když jsou přijaty faktury dodavatele, jsou zaměstnanci systému, kteří jsou plátci, zalogováni do systému. Systém poté porovná tyto faktury s autorizujícími objednávkami a přijímáním informací, aby určil, zda lze faktury uhradit. V této fázi může existovat značné množství manuálního odsouhlasení. Výsledkem je sada faktur, které byly schváleny k platbě.
Systém naplánuje platby dodavatelům na základě předem stanovených platebních podmínek s každým z nich. Když přijde naplánované datum platby, systém zpracuje dávku, která bude buď ve formě elektronických převodů prostředků nebo šeků.
